Una una entidad pública, dentro de un proceso licitatorio, puede descalificar una propuesta por no aportar la declaración de renta y los estados financieros sobre las declaraciones de utilidad y perdidas, balances y de auditoria par el último año

Tipo de Documento

Sentencia

Documento

TAD-CUN-SIII-12035-2003

Identificadores

Estados financieros de sociedades
Rechazo de la oferta
Principio de selección objetiva
Licitación pública
Requisito
Pliego de condiciones
Oferta
Etapa precontractual
Estados financieros de sociedades
Rechazo de la oferta
Principio de selección objetiva
Licitación pública
Requisito
Pliego de condiciones
Oferta
Etapa precontractual

Entidad

Tribunal Administrativo Cundinamarca

Sentencia

TAD-CUN-SIII-12035-2003

Caso

ESMER LEONCIO MARÍN MORALES VS. MUNICIPIO DE LA CALERA (CUNDINAMARCA)

Hechos relevantes

El MUNICIPIO DE LA CALERA abrió la licitación pública No. A002-95 para la adjudicación del contrato referente a la construcción de vías Urbanas en Pavimento rígido.   En el pliego de condiciones se señaló como requisitos de calificación de proponentes, se consagro para acreditar el cumplimiento de los requisitos de elegibilidad, los proponentes deben suministrar al municipio la siguiente información: Informes sobre el estado financiero del proponente consistentes en declaraciones de utilidad y perdidas, balances y de auditoria par el último año, y una autorización del proponente para solicitar referencias bancarias.

 

En la audiencia de aclaración del pliego, ESMER LEONCIO MARÍN MORALES preguntó: ¿si había necesidad de presentar los balances comerciales y la declaración de renta? La tesorera le respondió que era importante presentar dichos documentos, los cuales debías reflejar tanto los ingresos y egresos como el P y G y lo que se pagó.  

 

La propuesta de ESMER LEONCIO MARÍN MORALES fue rechazada, debido a que no acreditó la propiedad del compactador y la retroexcavadora, pues no existe copia de la matrícula del contador que acredita los estados financieros. 

Problema Jurídico

¿Puede una entidad pública, dentro de un proceso licitatorio, rechazar una propuesta al omitir aportar la declaración de renta y los estados financieros sobre las declaraciones de utilidad y pérdidas, balances y de auditoria par el último año?

Razones de la decisión

«(…) Por su parte los estados financieros de propósito especial aquellos que se preparan para satisfacer necesidades especificas de ciertos usuarios de la información contable; se caracterizan por suministrar un mayor detalle de algunas partidas u operaciones. ( balance inicial – estados financieros de periodos intermedios –los estados de costos – el estado de inventario – los estados financieros extraordinarios – los estados de liquidación – los estados financieros que se presentan a las autoridades con sujeción a las reglas de clasificación y con el detalle determinado por estas ).   De igual manera los elementos de los estados financieros son los siguientes: los activos, los pasivos, el patrimonio, los ingresos, los costos, los gastos, la corrección monetaria y las cuentas de orden. Se exige una relación que permita determinar razonablemente la situación financiera del ente económico a una fecha dada.   Es claro en criterio interpretativo de la sala, que  los estados financieros que se solicitan en el pliego de condiciones, guardan concordancia con  los clasificados como de propósito especial, habida cuenta que son requeridos por un usuario determinado y con un objetivo especifico; es decir, por una entidad estatal a efectos de la celebración de un contrato de igual naturaleza.   Bajo ese entendimiento cobra importancia la aclaración realizada en la audiencia de noviembre cinco (5) de 1995, donde se preciso que no solamente debía anexarse el balance comercial sino igualmente la correspondiente declaración de renta; a efectos de valorar la exactitud de contenido de estos documentos.   En este orden de ideas a la entidad estatal contratante si le interesa que la información contenida en el balance comercial coincida con el estado financiero que la empresa rinde ante otras autoridades como es el caso de la autoridad tributaria; no puede perderse de vista que en la motivación de la resolución No 036 de diciembre 12 de 1995 ( mediante al cual se adjudica el contrato y se consagra la razón de la  descalificación de las propuestas), se hace expresa referencia al articulo 647 del estatuto tributario, sobre sanciones por inexactitud. Con base en lo anterior la causal de descalificación de la propuesta del contratista ahora demandante ESMER MARIN MORALES, tiene fundamento en lo consagrado en el numeral 11 del pliego de condiciones.   Sin desconocer lo anterior y si en gracia de discusión se aceptara que los estados financieros exigidos en el pliego de condiciones no son los que interpreta esta sala sino los de propósito general y que  la declaración de renta, no constituyera un documento de valoración probatoria a efectos de determinar el cumplimiento de la exactitud de contenido exigido en los pliegos de condiciones; tampoco esta demostrado que la propuesta del ahora demandante haya ocupado el primer lugar y sea la beneficiada con la adjudicación (…)»

Regla

Una entidad pública, dentro de un proceso licitatorio, puede rechazar una propuesta por no aportar la declaración de renta y los estados financieros sobre las declaraciones de utilidad y pérdidas, balances y de auditoria par el último año, porque:  

1. Los estados financieros solicitados son de propósito especial, es decir, pretenden satisfacer necesidades específicas de ciertos usuarios sobre la información contable y se caracterizan por suministrar un mayor detalle de algunas partidas u operaciones (balance inicial, estados financieros de periodos intermedios, los estados de costos, el estado de inventario, los estados financieros extraordinarios, los estados de liquidación y los estados financieros que se presentan a las autoridades). Debido a su importancia, la entidad en la audiencia de aclaración de los pliegos de condiciones señaló que era impredecible aportar dichos documentos a efectos de valorarlos conjuntamente.
2. Esos balances permiten determinar razonablemente la situación financiera y económica de la empresa.
3. La entidad contratante le interesa que la información contenida en el balance comercial coincidiera con el estado financiero que la empresa rinde ante otras autoridades, como es el caso de la autoridad tributaria. 

Decisión

PRIMERO.-   Denegar las pretensiones de la demanda.

 

SEGUNDO.- Sin condena en costas.

Marco jurídico

Ley 80 de 1993.

Conceptualizaciones

Estados financieros de propósito general. «(...) En términos generales, los estados financieros de  propósito general se preparan para ser conocidos por usuarios indeterminados,con la finalidad de poder evaluar la capacidad de un ente económico para generar flujos favorables de fondos; se subdividen en : estados financieros básicos ( el balance general – el estado de resultados – el estado de cambios en el patrimonio – el estado de cambios en la situación financiera – el estado de flujos de efectivo) y estados financieros consolidados ( reflejan esa situación tanto de la casa matriz como de sus subordinados). (...)»   Estados financieros de propósito especial. «(...) Por su parte los estados financieros de propósito especial aquellos que se preparan para satisfacer necesidades especificas de ciertos usuarios de la información contable; se caracterizan por suministrar un mayor detalle de algunas partidas u operaciones. ( balance inicial – estados financieros de periodos intermedios –los estados de costos – el estado de inventario – los estados financieros extraordinarios – los estados de liquidación – los estados financieros que se presentan a las autoridades con sujeción a las reglas de clasificación y con el detalle determinado por estas). (...)»

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