A través de este aplicativo los usuarios pueden conocer la normativa que incluye leyes y decretos con concordancias y los documentos que contienen los diferentes desarrollos jurisprudenciales de las altas cortes y tribunales de arbitramento sobre contratación estatal. Además tienen acceso a fichas de análisis que resaltan los elementos más relevantes de cada sentencia, así como las síntesis documentales en donde se consolidan las diferentes posiciones de las altas cortes a lo largo de los años sobre la materia.

Publicación de los documentos del proceso en el SECOP con la anotación “original firmado”

Tipo de Documento

Concepto

Documento

4201814000007090 - Publicación de los documentos del proceso en el SECOP con la anotación “original firmado”

Organización

Identificadores

Actos administrativos
Publicidad
SECOP

Concepto

Es posible que las Entidades Estatales publiquen en el SECOP I algunos de los Documentos del Proceso incluidos los contratos y actos administrativos sin que estos se encuentren firmados, con la anotación “original firmado”. Según el Código General del Proceso las copias de los documentos sean públicos o privados, tienen plena validez salvo se pruebe lo contrario.
 
Cuando el proceso contractual se adelanta en SECOP II, el contrato no requiere ser firmado de manera manuscrita, pues por tratarse de una plataforma transaccional la suscripción del contrato se realiza en línea a través de la firma electrónica.
 
Por su parte, los actos administrativos, tales como el acto de adjudicación, apertura, entre otros, no requieren estar firmados para que tengan plena validez y eficacia en nuestro ordenamiento jurídico, ya que, si bien por regla general, los mismos deben constar por escrito, existen actos administrativos que se profieren de forma verbal; y en este sentido, no se requiere la firma de quien emitió el mencionado acto administrativo, lo que no quiere decir que se profiera el acto sin competencia. A su vez, de acuerdo con la jurisprudencia del Consejo de Estado la falta de firma de un acto administrativo en ningún momento constituye un vicio en la falta de competencia del acto administrativo, si quien profirió el acto tenía la plena competencia de acuerdo con el ordenamiento jurídico. En este sentido, dichos actos se podrán subir a la plataforma del SECOP I y SECOP II con la constancia de “original firmado”.
 
LA RESPUESTA SE SUSTENTA EN LOS SIGUIENTES ARGUMENTOS:
1. El Código General del Proceso establece en qué casos los documentos se presumen auténticos, dentro de los cuales se encuentran las copias de documentos públicos o privados: “Los documentos públicos y los privados emanados de las partes o de terceros, en original o en copia, elaborados, firmados o manuscritos, y los que contengan la reproducción de la voz o de
la imagen, se presumen auténticos, mientras no hayan sido tachados de falso o desconocidos, según el caso.”
 
2. Se debe tener en cuenta que los contratos estatales se perfeccionan únicamente cuando hay acuerdo sobre el objeto y la contraprestación, y éste se eleve a escrito, y para su ejecución, se requiere la aprobación de la garantía y la existencia de las disponibilidades presupuestales correspondientes. Por lo cual, las Entidades que publiquen los contratos con
la anotación de original firmado, deberán tener dentro de su expediente el original con todas las formalidades necesarias para su perfeccionamiento, y suscrito por las partes, contratista y contratante.
 
3. En cuanto a los documentos publicados en SECOP II, al ser una plataforma transaccional, no es necesario que la firma de los contratos sea manuscrita, sino que por el contrario esta formalidad puede cumplirse a través de firma digital si se cumplen los requisitos establecidos en el artículo 28 de la Ley 527 de 1999 sobre los requisitos para que se configure la firma digital.
 
4. A su vez, el Decreto 2364 de 2012 que desarrolla el artículo 7 de la Ley 527 de 1999 establece la firma electrónica, como los “códigos, contraseñas, datos biométricos, o claves criptográficas privadas”, las cuales permiten identificar a una persona, en relación con un mensaje de datos.
 
5. Asimismo, el Decreto 2364 indicó que, la firma electrónica se consideraba confiable si: a) los datos de creación de la firma, en el contexto en que son utilizados, corresponden exclusivamente al firmante; b) Es posible detectar cualquier alteración no autorizada del mensaje de datos, hecha después del momento de la firma.
 
6. De acuerdo con el criterio clásico sobre la naturaleza de esta figura, el “acto administrativo” no es otra cosa que una manifestación unilateral de voluntad de quienes ejercen funciones administrativas -autoridades estatales o particulares investidos de función pública-, tendiente a la producción de efectos jurídicos -crear, modificar o extinguir situaciones jurídicas-, es decir que se trata de una expresión de lo querido por quien ejerce función administrativa y como manifestación de la misma. Respecto a la forma que esa decisión debe adoptar, a pesar de que no existe una norma que de manera expresa y general exija que todo acto administrativo conste por escrito, lo normal es que así sea, no solo por razones de índole probatoria, sino porque de esta forma se garantiza el conocimiento de su motivación y consecuentemente, el derecho de defensa y contradicción por parte del administrado, quien al saber con exactitud las razones de la decisión, podrá intentar desvirtuarlas en sede administrativa o judicialmente. Sin embargo, la conveniencia de que los actos administrativos consten por escrito o la obligatoriedad de que así sea en determinados casos, no significa que pueda descartarse la posibilidad de que se presenten actos administrativos verbales, es decir decisiones administrativas que a pesar de no constar en un instrumento material, producen efectos jurídicos, bien sea porque respecto de ellas se surta el requisito de publicidad, otorgándoles de esta
manera eficacia y por lo tanto produciendo los efectos para los cuales fue tomada la respectiva decisión, o porque ésta sea ejecutada directamente”. 
7. Uno de los elementos del acto administrativo es la competencia. A su vez, el Consejo de Estado ha indicado que para verificar la falta de competencia de quien emitió el acto administrativo se deberá verificar si el sujeto que expidió la decisión el ordenamiento le reconoció la aptitud para actuar como legitimo portador de la voluntad estatal. En este sentido, la falta de competencia se puede verificar ya sea desde el punto de vista material, territorial, en tiempo, por el grado de horizontalidad o verticalidad.
• Desde el punto de vista de la materia se debe verificar que el acto administrativo está incluido en la lista de las decisiones permitidas al órgano administrativo.
• Por su parte, la incompetencia territorial se origina cuando se realiza la competencia con violación a las circunscripciones territoriales o ámbito territorial asignado a cada órgano o funcionario de la administración pública.
• La incompetencia en razón al tiempo ésta se presenta en los casos en que las competencias asignadas a un órgano o funcionario deben ser ejercidas bajo condición temporal. Por lo tanto, existirá un vicio de falta de competencia cuando las competencias fueron ejercidas antes del tiempo o momento en que legalmente le correspondía actuar al funcionario respectivo.
• Por otro lado, la incompetencia en razón al grado de horizontalidad se configura cuando la administración viola la independencia funcional de que gozan los poderes legislativo y judicial.
• Finalmente, la incompetencia en virtud del grado de verticalidad surge cuando existe algún grado de jerarquización entre los organismos y entre los sujetos de la Administración Pública entre los cuales se presenta la usurpación funcional.
 
8. Conforme a lo anterior, si el funcionario tiene la plena competencia para proferir el acto administrativo, la falta de su firma en ningún momento constituye una nulidad por falta de competencia ni tampoco es un requisito para que tenga plena validez y eficacia el mencionado acto administrativo. En este sentido, se podrá subir tanto en el SECOP I y el SECOP II los actos administrativos con la constancia de “original firmado”, esto, teniendo presente que sólo se subirán en el SECOP II los actos administrativos que no genere electrónicamente la plataforma, tales como el acto de adjudicación, el de apertura, entre otros.
 

Problema Jurídico

“¿Es posible la publicación de los documentos que contiene un expediente contractual mencionando la oración “original firmado” para agilizar y cumplir con el término de 3 días a partir de la fecha del contrato y demás contratos?”

Marco jurídico

Ley 527 de 1999, artículo 28.
Ley 80 de 1993, artículo 39 y 41.
Ley 1437 de 2011, artículo 3 numeral 9.
Ley 1564 de 2012, artículo 244.
Ley 1437 de 2011, art. 137
Decreto 2364 de 2012, artículos 1 y 4.
Consejo de Estado- Sección Tercera. Expediente No. 14519. Fecha: 20 de abril de 2005. CP:
Ramiro Saavedra Becerra.
Consejo de Estado- Sección Tercera. Expediente No. 47693. Fecha: 19 de septiembre de 2016. CP:
Jaime Orlando Santofimio Gamboa

Fecha ejemplo

2019-01-31 12:45:00

La metodología utilizada para la elaboración de esta ficha es de quien la licenció a Colombia Compra Eficiente.
Ficha: 4201814000007090 - Publicación de los documentos del proceso en el SECOP con la anotación "original firmado"
Síntesis
Documentos
Publicación de los documentos del proceso en el SECOP con la anotación “original firmado”.&nbs
Normativa
S2 - Agente Virtual
+ - x
Hola, soy S2, el Agente Virtual de Colombia Compra Eficiente. ¿En qué puedo ayudarle?

Recomendaciones

En la parte superior encontrará dos pestañas, una contiene una lista de temas y en la otra aquellos que son más consultados.

Puede empezar a preguntar escribiendo su duda en el campo que está al final del chat.

Si desea una copia de la conversación, puede enviarla a su correo electrónico. En la parte inferior izquierda de la pantalla, encontrará un ícono que le permite hacer esa operación.

Términos y condiciones

Estimado usuario. Bienvenido a S2, Agente Virtual de Colombia Compra Eficiente. Antes de hacer uso de esta herramienta, tenga en cuenta lo siguiente:

a. El propósito de S2 es resolver dudas sobre la aplicación general de las normas y las herramientas que Colombia Compra Eficiente ha desarrollado para el Sistema de Compra Pública. Las respuestas incorporadas en S2 son de carácter general y se producen de manera automática. Si usted tiene dudas concretas frente a las normas del Sistema de Compra Pública o sobre la operatividad de las plataformas SECOP I y SECOP II, le recomendamos enviarnos una consulta al siguiente link: (LINK PQRS).

b. Las respuestas de S2 tienen el alcance previsto en el numeral 5° del artículo 3° del Decreto 4170 de 2011. Los conceptos allí contenidos no son de carácter vinculante ni comprometen la responsabilidad de esta Entidad.
escribiendo

Accesos directos

Compra Pública Innovadora
Indicadores
Manuales, Guías y Pliegos Tipo
Mesa de Servicio
SECOP
Síntesis
Tienda Virtual del Estado Colombiano

Cargando...