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Exigencia de documentos que ya reposan en las Entidades Estatales para acreditar requisitos exigidos en los pliegos de condiciones.

Tipo de Documento

Concepto

Documento

4201814000006732

Identificadores

Pliego de condiciones

Concepto

▪ COLOMBIA COMPRA EFICIENTE RESPONDE:
 
No. Las Entidades Estatales deben definir en el pliego de condiciones las reglas aplicables a la presentación de las ofertas, su evaluación y la adjudicación del contrato y es deber del proponente o interesado estructurar y presentar sus ofertas de acuerdo con lo solicitado por las Entidades Estatales.
 
La Circular Externa Única, en concordancia con la Ley antitrámites, señala que las Entidades Estatales no deben exigir a los proponentes actos administrativos, constancias, documentos o certificaciones, que ya reposen en la Entidad Estatal ante la cual se está tramitando la respectiva actuación; esta información hace referencia principalmente a aquella que emana de la misma Entidad. No obstante, la Entidad Estatal puede recurrir a la información que se encuentra en su poder siempre que el solicitante le indique dónde se encuentra, sin perjuicio que este aporte los documentos en su propuesta, toda vez que la carga de confección de la oferta es del proponente.
 
Lo anterior no significa que la Entidad Estatal deba completar la propuesta con documentos aportados en otros procesos de selección adelantados por la misma Entidad Estatal, ya que cada proceso de selección tiene sus propios requisitos y la oferta debe estar presentada exclusivamente para cumplir con tales requerimientos.
Frente a la subsanación, las Entidades Estatales deben requerir a los oferentes subsanar requisitos de la oferta que no impliquen la asignación de puntaje y que, si bien reposan en el archivo documental de la Entidad Estatal, no están actualizados o su vigencia ha finalizado.
 
▪ LA RESPUESTA SE SUSTENTA EN LOS SIGUIENTES ARGUMENTOS:
 
1. El Decreto 019 de 2012, en su artículo 9 señala que cuando se esté adelantando un trámite ante la administración, se prohíbe exigir actos administrativos, constancias, certificaciones o documentos que ya reposen en la entidad ante la cual se está tramitando la respectiva actuación.
 
2. En concepto dado por la Contraloría General de la Nación respecto a la aplicación del artículo 9 de la Decreto 019 de 2012 señala que “Si bien el Decreto 019 de 2012, consagró normas por medio de las cuales se busca facilitar las relaciones de los particulares con la administración, suprimiendo o reformando trámites innecesarios para contribuir con la eficacia y la eficiencia de las entidades; hay procedimientos que no fueron ni suprimidos ni reformados por el Decreto, como es el tema de la celebración de contratos y los requisitos establecidos en el estatuto general de contratación. De esta forma dependerá del tipo de documento la posibilidad o no de solicitar al contratista dicha documentación en la celebración del nuevo contrato, toda vez que existen documentos que reposan en la Entidad sobre los cuales no es necesario aportar otro tipo de documento, pero habrá otros indispensables para la celebración del contrato que deberán aportarse actualizados dado el tipo de información que se requiere y se busca certificar”.
 
3. Ahora bien, la Ley 80 de 1993 señala en su artículo 30 que las Entidades Estatales de acuerdo con la naturaleza, objeto y cuantía del contrato, en los pliegos de condiciones señalará las reglas aplicables a la presentación de las ofertas, su evaluación y adjudicación del contrato.
 
4. Las propuestas deben referirse y sujetarse a todos y cada uno de los puntos contenidos en el pliego de condiciones. Son los proponentes los que deben presentar en sus ofertas alternativas técnicas o económicas siempre y cuando ellas no signifiquen condicionamientos para la adjudicación, para lograr así una selección objetiva.
 
5. Adicional a lo anterior, la Corte Constitucional ha establecido que: “(…) aunque es deber de la administración pública custodiar almacenar, conservar y mantener actualizado sus archivos documentales, la colaboración del peticionario en la complementación de la documentación resulte viable y pertinente”
 
6. Por consiguiente, la ausencia de requisitos o la falta de documentos referentes a la futura contratación o al proponente, no necesarios para la comparación de las propuestas, no servirán de título suficiente para el rechazo de los ofrecimientos hechos, de acuerdo con el parágrafo 1 del artículo 5 de la Ley 1150 de 2007 modificado por el artículo 5 de la Ley 1882 de 2018.
 
7. Las Entidades Estatales deben solicitar a los oferentes subsanar los requisitos de la oferta que no impliquen la asignación de puntaje, y los oferentes pueden subsanar tales requisitos hasta el término de traslado del informe de evaluación que corresponda a cada modalidad de selección, salvo lo dispuesto para el proceso de mínima cuantía y para el proceso de selección a través del sistema de subasta. Serán rechazadas las ofertas de aquellos proponentes que no suministren la información y la documentación solicitada por la Entidad Estatal hasta el plazo anteriormente señalado.

Marco jurídico

Ley 80 de 1993, artículos 24 y 30
Ley 1882, artículo 5
Decreto 019 de 2012, artículo 9
Corte Constitucional, Sentencia T- 398 de 2015.
Contraloría General de la Nación, Concepto 13595 de 6 de marzo de 2012. “Aplicación del Artículo 09 del Decreto 019 de 2012”.
Colombia Compra Eficiente, Circular Externa Única, numeral 6 y 10.3 https://www.colombiacompra.gov.co/sites/cce_public/files/cce_circulares/cce_circular_unica.pdf

Fecha ejemplo

2018-11-15 00:15:00

La metodología utilizada para la elaboración de esta ficha es de quien la licenció a Colombia Compra Eficiente.
Ficha: 4201814000006732 - Solicitud de documentos que reposan en las Entidades
Síntesis
Documentos
Exigencia de documentos que ya reposan en las Entidades Estatales para acreditar requisitos exigidos
Normativa
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