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Presentación de la oferta luego de la expedición de una Adenda en un Proceso en el SECOP II

Tipo de Documento

Concepto

Documento

4201814000005122-Presentación de la oferta luego de la expedición de una Adenda en un Proceso en el SECOP II.

Organización

Identificadores

Adendas
Adjudicación del contrato
Modificación al pliego de condiciones
Oferta
SECOP II

Concepto

▪ PRIMER PROBLEMA PLANTEADO
¿Por qué la plataforma admite las ofertas presentadas con anterioridad a una adenda realizada en los pliegos de condiciones?
▪ COLOMBIA COMPRA EFICIENTE RESPONDE:
De acuerdo con el Consejo de Estado, “un proponente participa en un proceso de selección (concurso, licitación y similares) cuando, antes de ocurrir la fecha límite para presentación de propuestas, hace entrega formal de su propuesta u oferta y la entidad oficialmente la recibe.” En este sentido, se admitirán todas las ofertas que se presenten antes del cierre del proceso, y quedará bajo criterio de la Entidad determinar cuáles ofertas serán evaluadas o rechazadas de acuerdo con las causales de rechazo definidas en la Ley o en el respectivo pliego de condiciones.
▪ LA RESPUESTA SE SUSTENTA EN LOS SIGUIENTES ARGUMENTOS:
 
1. A pesar de que la normativa del Sistema de Compra Pública no determina una fecha exacta para el cierre del proceso, la Entidad deberá definir en el pliego de condiciones: “Las reglas aplicables a la presentación de las ofertas, su evaluación y a la adjudicación del contrato”. Por lo tanto, definir el plazo máximo para presentar las ofertas.
 
2. El Decreto 1082 de 2015 señala que el cronograma es el documento en el cual la Entidad Estatal establece las fechas, horas y plazos para las actividades propias del Proceso de Contratación y el lugar en el que estas deben llevarse a cabo.
 
3. Asimismo, se determina que dentro del pliego de condiciones se deben incluir todas las causales de rechazo de la oferta que se encuentren en la Ley.
4. En el mismo sentido, el aviso de convocatoria debe establecer “La fecha límite en la cual los interesados deben presentar su oferta y el lugar y forma de presentación de la misma.”
 
5. De acuerdo con el Consejo de Estado “las causales de rechazo de las propuestas pueden ser legales y por lo mismo generan el efecto del descarte o exclusión de la oferta ope legis, sin necesidad de que se haga referencia a las mismas en el pliego de condiciones; o también pueden las causales de rechazo de las propuestas ser establecidas expresamente por la entidad en el respectivo pliego de condiciones. Lo cierto es que, sea que las causales de rechazo de la oferta emanen directamente de la ley o del pliego de condiciones, en uno y en otro caso se refieren a defectos, omisiones o circunstancias impeditivas que permiten deducir que la misma no resulta favorable para los intereses de la entidad y los fines de la contratación y que de soslayarse se
comprometería el cumplimiento de los principios de transparencia, economía y responsabilidad, así como el deber de selección objetiva en la contratación.
 
▪ SEGUNDO PROBLEMA PLANTEADO
“¿Por qué no se describen en los manuales que ofertas presentadas antes de una modificación, la oferta debe ser rechazada de plano por la Entidad?”
 
▪ COLOMBIA COMPRA EFICIENTE RESPONDE:
Colombia Compra Eficiente en la “Guía para presentar ofertas” establece que, si el oferente envió su oferta y posteriormente la Entidad Estatal hace una Adenda que modifica la sección del cuestionario del pliego de condiciones, el proponente debe retirar la oferta anterior y presentar una nueva oferta. Si el oferente no vuelve a presentar su oferta, la Entidad Estatal no tendrá acceso a la misma y no podrá ser evaluada por la Entidad Estatal. En este sentido, la Agencia Nacional de Contratación Pública realizó una Guía a través de la cual, se demuestran las consecuencias de presentar una oferta sin aceptar las modificaciones que se realizan a los pliegos de condiciones, y esta aplica a todas las modalidades de selección contractual.
▪ LA RESPUESTA SE SUSTENTA EN LOS SIGUIENTES ARGUMENTOS:
1. Además de lo previsto en los Documentos del Proceso, la forma de presentar las ofertas en el SECOP II por parte de los proponentes están definidas en la Guía para presentar Ofertas en el SECOP II.
 
2. Esta Guía en desarrollo de la Ley 527 de 1999 regula entre otros temas el envío de ofertas en forma de mensaje de datos, indicando la forma de crear ofertas, los requisitos, formularios y procedimientos para que un proponente presente una oferta en el SECOP II.
 
3. La oferta es “el proyecto de negocio jurídico de carácter irrevocable formulada por una persona y comunicada a otra, y que contiene los elementos esenciales del negocio. La oferta presentada en un Proceso de Contratación debe contener la aceptación del pliego de condiciones, incluyendo los factores de evaluación que permiten establecer el orden de elegibilidad de los oferentes” (Colombia Compra Eficiente, Circular No. 13).
 
4. Así, cuando la Entidad Estatal cambia los factores de evaluación a través de Adenda, el oferente debe aceptar de nuevo el pliego de condiciones mediante el retiro y presentación de una nueva oferta. 
 
5. Por esta razón, la Guía para presentar Ofertas en el SECOP II en desarrollo de la Ley 527 de 1999 define que, si el oferente ya envió la oferta y posteriormente la Entidad Estatal hace una Adenda en la sección del  cuestionario del pliego de condiciones, debe retirar la oferta anterior y presentar una nueva oferta aplicando los cambios incorporados por la Entidad.
 
6. El retiro y cargue de la oferta después que la Entidad realizó una Adenda tiene como finalidad asegurar que el proveedor leyó y comprendió los cambios incorporados por la Entidad Estatal al pliego de condiciones, teniendo en cuenta la obligatoriedad de la oferta. 
 
7. Si el proveedor no vuelve a presentar su oferta, la oferta anterior no será válida, es decir que no podrá ser evaluada ni adjudicada por la Entidad Estatal, por lo cual no se trata de un rechazo de plano de la oferta, sino que la misma se entiende por no presentada. Y la plataforma no le permitirá seleccionar dicho proveedor para la firma del contrato.
 
▪ TERCER PROBLEMA PLANTEADO
“¿Por qué la plataforma permite que se surta todas las etapas antes de la selección, con ofertas como las de este caso?”
 
▪ COLOMBIA COMPRA EFICIENTE RESPONDE:
La plataforma avisa a la Entidad Estatal en el momento de la apertura de las ofertas que existe una oferta que se presentó antes de la modificación del proceso, lo anterior, para que la Entidad Estatal adopte las acciones que considere pertinentes frente a la mencionada oferta. Por lo tanto, a pesar de que la plataforma permite que se surtan todas las etapas antes de la selección, el SECOP avisa a las Entidades Estatales, antes de la etapa de selección, la existencia de este tipo de ofertas. A continuación, se adjunta el aviso que realiza la plataforma del SECOP.
 
▪ CUARTO PROBLEMA PLANTEADO
Por favor indicarnos el procedimiento a seguir en relación con la adjudicación del proceso a un oferente que presentó una oferta antes de la modificación del pliego de condiciones
 
▪ COLOMBIA COMPRA EFICIENTE RESPONDE:
Cuando la adenda modifique el cuestionario del pliego de condiciones, el oferente debe retirar la oferta presentada antes de la Adenda y presentar una nueva oferta aplicando los cambios incorporados por la Entidad, o aun cuando la Adenda no implique modificaciones para la oferta se debe seguir el mismo procedimiento. De lo contrario cuando la Entidad Estatal publique la lista de oferentes la oferta no quedará consignada en este y la Entidad no podrá tenerla en cuenta y seleccionarla para celebrar el contrato correspondiente.
 
Al realizar Adendas o modificaciones al pliego de condiciones, los formularios del SECOP II cambian, la plataforma en el momento de generar el contrato electrónico extrae los datos de la oferta ganadora del último formulario generado por la Entidad mediante Adenda, si el proveedor no realiza la aceptación de dicha adenda en los términos descritos en la Guía para presentar ofertas en SECOP II, no existirá una integridad de datos y el contrato no puede ser suscrito.
 
Lo anterior busca que el oferente comprenda y acepte los cambios incorporados por la Entidad Estatal al pliego de condiciones, teniendo en cuenta la obligatoriedad de la oferta que presenta se realiza con base en ellos. 
 
▪ LA RESPUESTA SE SUSTENTA EN LOS SIGUIENTES ARGUMENTOS:
1. Ver respuesta del segundo problema jurídico
 
▪ QUINTO PROBLEMA PLANTEADO
¿Si el oferente no puede ser adjudicatario, con qué soporte debe ser informado?
 
▪ COLOMBIA COMPRA EFICIENTE RESPONDE:
La Entidad Estatal deberá informar que el proponente que presentó su oferta antes de una modificación del proceso contractual no puede ser adjudicatario del proceso contractual, ya que se tiene como no presentada, en el informe de evaluación. Toda vez que, por medio del informe de evaluación la administración da a conocer a los proponentes la evaluación que realizó a cada una de las ofertas.
 
Lo anterior encuentra justificación en que la presentación de ofertas en SECOP II debe seguir las reglas del pliego de condiciones y los manuales y guías expedidos por Colombia Compra Eficiente para el correcto funcionamiento de SECOP II.
 
▪ LA RESPUESTA SE SUSTENTA EN LOS SIGUIENTES ARGUMENTOS
1. De acuerdo con el Consejo de Estado, “el informe de evaluación de las propuestas que la administración da a conocer a los proponentes la calificación que asignó a cada una de las ofertas, de acuerdo con los diferentes factores que fueron objeto de la evaluación, dicho informe no decide la adjudicación ni le confiere al proponente calificado con el mayor puntaje el derecho a exigirla, en tanto, como ya se indicó, los informes de evaluación los elabora un comité asesor o consultor, a quien la ley prohíbe trasladar la responsabilidad de la dirección y manejo de la actividad contractual y la de los procesos de selección, ya que ésta sólo la tiene el jefe o representante de la entidad estatal”
 
2. La Ley 80 de 1993 establece que los actos administrativos que se expidan en la actividad contractual con ocasión de ella, salvo los de mero trámite, se motivarán en forma detallada y precisa e igualmente lo serán los informes de evaluación, el acto de adjudicación y la declaratoria de desierto del proceso de escogencia.
 
3. De igual forma, los informes de evaluación de las propuestas permanecerán en la secretaría de la entidad por un término de cinco (5) días hábiles para que los oferentes presenten las observaciones que estimen pertinentes. En ejercicio de esta facultad, los oferentes no podrán completar, adicionar, modificar o mejorar sus propuestas.
 
4. Asimismo, se ha determinado que “un proponente al presentarse en una licitación o concurso, además de sujetarse a todos y cada uno de los puntos contenidos en el pliego de condiciones o términos de referencia, tiene la obligación de mantener las condiciones (legales, técnicas, financieras, económicas etc.) de la denominada propuesta básica, de responder y atender adecuada y oportunamente los requerimientos que formule la entidad licitante durante la etapa de evaluación, hasta la adjudicación y de suscribir y perfeccionar el contrato (…)” (Negrilla por fuera del texto)
 
5. En este sentido, como los oferentes se deben ceñir a todos y cada uno de los puntos contenidos en los pliegos de condiciones, si un oferente presenta una oferta antes de la modificación del pliego se entiende que no cumplió todos los puntos contenidos en el pliego de condiciones o términos de referencia; y, por lo tanto, no se podrá adjudicar a ese oferente.
 

Marco jurídico

Decreto 1082 de 2015, artículos 2.2.1.1.2.1.3. y 2.2.1.1.2.1.2
Consejo de Estado- Sección Tercera, 27 de abril de 2001. Expediente No. 18293 C.P Ruth Stella Correa Palacio
Consejo de Estado- Sala de Consulta y Servicio Civil. Fecha: 20 de abril de 2006. Expediente No 1732. C.P: Luis Fernando Álvarez Jaramillo
Ley 527 de 1999, artículo 4; y, Parte I, Capítulo III.
Colombia Compra Eficiente, Guía para presentar Ofertas en el SECOP II disponible en https://www.colombiacompra.gov.co/node/23708 f
Colombia Compra Eficiente, Circular Externa No.13. https://www.colombiacompra.gov.co/sites/cce_public/files/cce_circulares/20140612circular13.pdf
Ley 80 de 1993, artículo 24 y 30 numeral 8
Consejo de Estado- Sección Tercera. Expediente 13790- C.P: Nora Cecilia Gómez Molina 

Fecha ejemplo

2018-11-05 21:30:00

La metodología utilizada para la elaboración de esta ficha es de quien la licenció a Colombia Compra Eficiente.
Ficha: 4201814000005122 - Presentación de la oferta luego de la expedición de una Adenda en un Proceso en el SECOP II
Síntesis
Fichas
Identificadores
  • Adendas
  • Adjudicación del contrato
  • Modificación al pliego de condiciones
  • Oferta
  • SECOP II
  • Documentos
    Presentación de la oferta luego de la expedición de una Adenda en un Proceso en el SECOP II.
    Normativa
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