A través de este aplicativo los usuarios pueden conocer la normativa que incluye leyes y decretos con concordancias y los documentos que contienen los diferentes desarrollos jurisprudenciales de las altas cortes y tribunales de arbitramento sobre contratación estatal. Además tienen acceso a fichas de análisis que resaltan los elementos más relevantes de cada sentencia, así como las síntesis documentales en donde se consolidan las diferentes posiciones de las altas cortes a lo largo de los años sobre la materia.

Aprobación de póliza y constancia de flujo de aprobación; convenios o contratos tripartitos; “constancia de documento firmado: no”; liquidación del contrato en el SECOP; constancia de firma del proveedor y Entidad Estatal en una modificación; traslado de informe observaciones de la invitación y el traslado de evaluación en Proceso del Decreto 092 de 2017.

Tipo de Documento

Concepto

Documento

4201812000002854 SECOP II, Dec 092

Identificadores

Entidades sin ánimo de lucro
Firma
Garantía
Informe
Liquidación
Modificaciones
Observaciones
SECOP II

Concepto

▪ PRIMER PROBLEMA PLANTEADO
“¿Cómo se evidencia la aprobación de una póliza, cuando la plataforma no emite constancia de este hecho y no aparece el flujo de aprobación a pesar de haber culminado el mismo? ¿Qué debe hacer la Secretaría para evidenciar la aprobación que realizó?”
▪ COLOMBIA COMPRA EFICIENTE RESPONDE:
En la sección configuración financiera-Garantías del contrato electrónico del Secop II, aparecerán las garantías solicitadas por la Entidad en el Proceso de Contratación; y aunque no es posible modificar los datos relacionados en la fase del proceso de selección o solicitar nuevas garantías, la plataforma ofrece la posibilidad de actualizar la vigencia de las garantías. Una vez aprobado y publicado el contrato, el Proveedor debe enviar el link del expediente del Proceso de Contratación a la aseguradora, gestionar las garantías y enviarlas a través del SECOP. El usuario de la Entidad Estatal podrá realizar la verificación de las condiciones de las garantías proceder con la aprobación o rechazo de las garantías, con la aprobación de esta garantía este documento se hace público para que pueda ser consultado por cualquier interesado en el proceso de selección.
Respecto a los flujos de aprobación de la garantía, aparecerán en el detalle de la Garantía a través del cual se mostrarán los flujos de aprobación solicitados. A su vez, se indicará el momento y la persona que aprobó y publicó las respectivas aprobaciones. Para que en el contrato electrónico se habilite el flujo de aprobación de garantías, el usuario administrador de la Entidad Estatal debe realizar
la configuración como se indica en los manuales de uso de la plataforma en SECOP II. A continuación, se adjuntan imágenes que demuestran cómo aparece el flujo de aprobación de una póliza.
▪ REFERENCIA NORMATIVA
Colombia Compra Eficiente, Guía para hacer la Gestión Contractual en el SECOP II, https://www.colombiacompra.gov.co/sites/cce_public/files/cce_documentos/20170803_guia_gestion_contractual.pdf
▪ SEGUNDO PROBLEMA PLANTEADO
“¿Cómo se realiza en el Secop II los contratos y convenios tripartitos?
▪ COLOMBIA COMPRA EFICIENTE RESPONDE:
Cuando en la celebración y ejecución de contratos o convenios intervienen más de dos partes (multiparte, 3 o más), estos deberán ser publicados en el SECOP I. Esto en razón a que no todavía no se encuentra habilitada la posibilidad de realizar el convenio tripartito de forma transaccional en el SECOP II.
▪ LA RESPUESTA SE SUSTENTA EN LOS SIGUIENTES ARGUMENTOS: 1. La Ley 1150 de 2007 establece que la sustanciación de las actuaciones, la expedición de los actos administrativos, los documentos, contratos y en general los actos derivados de la actividad precontractual y contractual, podrán tener lugar por medios electrónicos. 2. El Decreto 1082 de 2015 establece que la Entidad Estatal está obligada a publicar en el SECOP los Documentos del Proceso y los actos administrativos del Proceso de Contratación, dentro de los tres días siguientes a su expedición. Las Entidades Estatales que aplican Ley 80 de 1993, Ley 1150 de 2007 y demás normas que las modifiquen, aclaren, adicionen o sustituyan deben publicar en el SECOP su actividad contractual, indistintamente de si hay o no una erogación presupuestal.
▪ REFERENCIA NORMATIVA
Ley 1150 de 2007, artículo 3.
Decreto 1082 de 2015, artículo 2.2.1.1.1.7.1.
▪ TERCER PROBLEMA PLANTEADO
“¿Por qué en las constancias de un contrato que ya está firmado aparece “documento firmado: no” a pesar de que en la proyección del contrato se estableció que los documentos del proceso son firmados por el comprador y proveedor?”
▪ COLOMBIA COMPRA EFICIENTE RESPONDE:
En la plataforma la opción de “documento firmado: no” se refiere a la firma digital. En este sentido, la Plataforma al indicar que los documentos no se encuentran firmados, se refiere a si los documentos adjuntados dentro de la plataforma se encuentran firmados digitalmente o no. Por lo tanto, a pesar de que una Entidad Estatal haya determinado que los Documentos del Proceso son firmados por el comprador y proveedor aparece la opción No, ya que los documentos adjuntados no tienen firma digital, sino electrónica.
▪ LA RESPUESTA SE SUSTENTA EN LOS SIGUIENTES ARGUMENTOS: 1. El Código de Comercio define la firma como: “la expresión del nombre del suscriptor o de alguno de sus elementos que la integran o de un signo o símbolo empleado como medio de identificación personal”.
2. Por su parte, la Ley 527 de 1999 definió la firma digital como un valor numérico que se adhiere a un mensaje de datos y que, utilizando un procedimiento matemático conocido, vinculado a la clave del iniciador y al texto del mensaje permite determinar que este valor se ha obtenido exclusivamente con la clave del iniciador y que el mensaje inicial no ha sido modificado después de efectuada la transformación. 3. En este sentido, cuando la plataforma señala que el documento ya está firmado y aparece que no, esto quiere decir que los documentos subidos a la plataforma no se encuentran firmados digitalmente, sino de forma electrónica. 4. A su vez, la firma electrónica es aquella que se realiza con métodos tales como, códigos, contraseñas, datos biométricos, o claves criptográficas privadas, que permite identificar una persona, en relación con un mensaje de datos, siempre y cuando el mismo sea confiable y apropiado respecto de los fines para los que se utiliza la firma, atendidas todas las circunstancias del casi, así como cualquier acuerdo pertinente. 5. La firma electrónica se considerará confiable para el propósito por el cual el mensaje de datos fue generado o comunicado si: i) Los datos de creación de la firma, en el contexto en que son utilizados, corresponden exclusivamente al firmante. ii) Es posible detectar cualquier alteración no autorizada del mensaje de datos, hecha después del momento de la firma. 6. En este sentido, la firma electrónica tendrá la misma validez y efectos jurídicos que la firma manuscrita, si ésta cumple con los requisitos mencionados previamente. 7. Conforme a lo anterior, los Documentos publicados en SECOP II pueden contar con la firma electrónica sin que sea necesario la firma manuscrita, siempre que cuenten con lo establecido por el artículo 3 del Decreto 2364 de 2012 sobre los requisitos jurídicos de la firma electrónica.
▪ REFERENCIA NORMATIVA
Código de Comercio, artículo 826
Ley 527 de 1999, artículo 2.
Decreto 2364 de 2012, artículos 1, 4 y 5
▪ CUARTO PROBLEMA PLANTEADO
“¿Cómo se realiza la liquidación de los contratos en la plataforma del Secop II?”
▪ COLOMBIA COMPRA EFICIENTE RESPONDE:
El trámite de liquidación es un proceso que debe realizarse de manera externa a la plataforma, una vez la Entidad Estatal cuente con el documento procederá a realizar la publicación en la sección 8 del contrato electrónico “Modificaciones del Contrato”, específicamente en la opción “Cerrar el Contrato”. El cierre del contrato corresponde al cierre del expediente contractual y se realiza cuando se ha cumplido con todas las fases del contrato. Es importante tener en cuenta que para realizar el cierre es necesario que la Entidad Estatal haya publicado la totalidad de documentos concernientes a la ejecución, ya que una vez cerrado el contrato, no será posible realizar nuevas publicaciones o acciones en el contrato.
Después de aplicar la opción “Cerrar el Contrato” la Entidad Estatal debe diligenciar la justificación de la acción, esta información es obligatoria. Posteriormente, la Entidad Estatal adjuntará el acta de liquidación y una vez se realicen las aprobaciones dentro de la Entidad Estatal se enviará la modificación al Proveedor para su respectiva aprobación, siempre y cuando haya realizado la configuración del reconocimiento del proveedor. Si no se realizó la configuración para que sea reconocido por el proveedor bastará con la aprobación por parte de la entidad Estatal.
A continuación, se adjuntan imágenes que muestran el procedimiento que se debe realizar:
 
▪ REFERENCIA NORMATIVA
Colombia Compra Eficiente, Guía para hacer la Gestión Contractual en el SECOP II, https://www.colombiacompra.gov.co/sites/cce_public/files/cce_documentos/20170803_guia_gestion_contractual.pdf
▪ QUINTO PROBLEMA PLANTEADO
“¿En una modificación de contrato donde puede evidenciarse la constancia de la firma por parte de la Entidad y del proveedor y a qué hace referencia el término “fecha de generación”?
▪ COLOMBIA COMPRA EFICIENTE RESPONDE:
En una modificación del contrato para verificar la constancia de la firma por parte de la Entidad y del Proveedor se debe ingresar al detalle de la modificación. En esta sección se verificará la fecha y la persona que aprobó la modificación.
En relación con la fecha de generación es importante señalar que esta fecha se encuentra en la sección configuración general y en el mismo se señala cuándo las dos partes suscribieron el contrato.
▪ REFERENCIA NORMATIVA
Colombia Compra Eficiente, Guía para hacer la Gestión Contractual en el SECOP II, https://www.colombiacompra.gov.co/sites/cce_public/files/cce_documentos/20170803_guia_gestion_contractual.pdf
▪ SEXTO PROBLEMA PLANTEADO
“¿Cómo se realizan las observaciones de la invitación y el traslado de las evaluaciones efectuadas en un proceso competitivo del artículo 5 del decreto 092 de 2017, si la plataforma no permite configurar en el cronograma estas etapas?
▪ COLOMBIA COMPRA EFICIENTE RESPONDE:
La Entidad Estatal debe adelantar en el SECOP II, en el módulo de “régimen especial”, todos los Procesos de Contratación con entidades sin ánimo de lucro señalados en el Decreto 092 de 2017. Las Entidades Estatales configurarán las etapas y definirán los plazos del Proceso en los documentos complementarios que adjunte en la sección “Documentos del Proceso”.
Por su parte, para que los proveedores puedan presentar observaciones a la invitación del Proceso, la Entidad Estatal deberá crear el proceso con fase de presentación de ofertas. Los proveedores que tengan interés en ser parte del Proceso regulado por el Decreto 092 de 2017, se suscribirán al mismo y podrán realizar las observaciones a la invitación en la opción “Observaciones al Pliego de Condiciones”.
Para realizar el traslado del informe de evaluación, la Entidad Estatal deberá abrir las ofertas de los proveedores y publicar la lista de oferentes y ofertas del proceso contractual. Una vez se realiza lo anterior, se habilita la opción de crear un informe de evaluación para evaluar las ofertas. En la sección Informes, se adjuntará el informe de evaluación y se pondrá el tiempo límite que tienen los proveedores para presentar observaciones al informe de evaluación.
▪ LA RESPUESTA SE SUSTENTA EN LOS SIGUIENTES ARGUMENTOS: 1. La Ley 1150 de 2007 establece que el SECOP debe contar con la información oficial de la contratación realizada con dineros públicos. 2. El SECOP II es la nueva versión Sistema Electrónico de Contratación Pública para pasar de la simple publicidad a una plataforma transaccional que permite a Compradores y Proveedores realizar el Proceso de Contratación en línea 3. La Entidad Estatal deberá adelantar los Procesos de Contratación señalados en el Decreto 092 de 2017 en el SECOP II a través del Módulo “régimen especial”. 4. La Guía rápida para hacer un Proceso de Contratación de Régimen Especial en el SECOP II de Colombia Compra Eficiente señala que “Si va usar la opción de ofertas en línea, haga clic en “Crear” frente a “´Publicación contratación régimen especial con fase de ofertas”.
 

Marco jurídico

Colombia Compra Eficiente, Guía para hacer la Gestión Contractual en el SECOP II, https://www.colombiacompra.gov.co/sites/cce_public/files/cce_documentos/20170803_guia_gestion_contractual.pdf
Ley 1150 de 2007, artículo 3.
Decreto 1082 de 2015, artículo 2.2.1.1.1.7.1.
Código de Comercio, artículo 826
Ley 527 de 1999, artículo 2.
Decreto 2364 de 2012, artículos 1, 4 y 5
 
El literal c) del artículo 3 de la Ley 1150 de 2007.
Colombia Compra Eficiente, Guía para la contratación con entidades privadas sin ánimo de lucro y de reconocida idoneidad, disponible en: https://www.colombiacompra.gov.co/sites/cce_public/files/cce_documents/guia_esal.pdf
Colombia Compra Eficiente, Guía rápida para hacer un Proceso de Contratación de Régimen Especial en el SECOP II. https://www.colombiacompra.gov.co/sites/cce_public/files/cce_documentos/20170627_guia_regimen _especial_v.1.pdf 1
 

Fecha ejemplo

2018-09-11 21:45:00

La metodología utilizada para la elaboración de esta ficha es de quien la licenció a Colombia Compra Eficiente.
Ficha: 4201812000002854 SECOP II, Dec 092
Síntesis
Fichas
Identificadores
  • Entidades sin ánimo de lucro
  • Firma
  • Garantía
  • Informe
  • Liquidación
  • Modificaciones
  • Observaciones
  • SECOP II
  • Normativa
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