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publicidad Regimen Especial SECOP II

Tipo de Documento

Concepto

Documento

4201813000003309 publicidad Regimen Especial EAGAT...

Identificadores

Empresa Social del Estado
Plan Anual de Adquisiciones
Publicidad
Régimen especial
SECOP II

Concepto

▪ PROBLEMA PLANTEADO 
 
¿Se encuentra obligada la EAGAT a realizar a través de SECOP II los procesos de negociación y contratación conjunta de bienes y servicios para las Subredes de servicios de salud en su carácter de Empresas Sociales del Estado? 
 
▪ COLOMBIA COMPRA EFICIENTE RESPONDE: 
 
La EAGAT es una entidad técnica de naturaleza mixta sin ánimo de lucro con mayoría pública en su composición, creada en virtud de la Ley 489 de 1998 como mecanismo para la optimización de los recursos públicos de la Secretaría de Salud.  
 
La Ley 1150 de 2007 establece que el SECOP debe contar con toda la información oficial de la contratación realizada por las Entidades con dineros públicos.  
 
Las Entidades que ya se encuentren haciendo uso de la plataforma o ya se les deshabilitó SECOP I, deben adelantar su actividad contractual por medio del SECOP II. 
 
 
 
 
 
 
 
▪ LA RESPUESTA SE SUSTENTA EN LOS SIGUIENTES ARGUMENTOS: 
 
1. De conformidad con el artículo 96 de la Ley 489 de 1998, las Entidades Estatales cualquiera que sea su naturaleza y orden administrativo podrán, con la observación de los principios señalados en el artículo 209 de la Constitución Política, asociarse con personas jurídicas particulares, mediante la celebración de convenios de asociación o la creación de personas jurídicas para el desarrollo conjunto de actividades en relación con los cometidos y funciones que les asigna la Ley.  
 
2. En virtud de lo anterior la EAGAT es una Entidad Asesora de Gestión Administrativa con participación mayoritaria de la Secretaría Distrital de Salud, creada como mecanismo para garantizar la transparencia en la contratación pública en el sector salud de Bogotá teniendo dentro de su misión principal la optimización de los recursos públicos.  
 
3. La Ley 1150 de 2007 contempla que el SECOP “contará con la información oficial de la contratación realizada por las Entidades con dineros públicos”. 
 
4. Con base en la normativa, Colombia Compra Eficiente publicó la Circular 1 del 21 de junio de 2013, en la cual se recuerda a las Entidades que tienen que publicar, sin importar el régimen legal, la naturaleza de públicos o privados, y la pertenencia a una u otra rama del poder público, todos los documentos relacionados con los Procesos de Contratación que se realicen con cargo a recursos públicos. 
 
5. Los Documentos del Proceso son: (i) Los estudios y documentos previos; (ii) aviso de convocatoria; (iii) Los pliegos de condiciones o la invitación; (iv) Las Adendas; (v) La Oferta; (vi) El informe de evaluación; (vii) El contrato; y cualquier otro documento expedido por la Entidad Estatal durante el Proceso de Contratación.  
 
6. La obligación y el término legal para su cumplimiento está descrito en el Decreto 1082 de 2015, en el artículo 2.2.1.1.1.7.1 
 
7. La Ley de Transparencia establece que los sujetos obligados deben publicar la información relativa a la ejecución de sus contratos, obligación que fue desarrollada por el Decreto 103 de 2015 compilado en el Decreto 1081 de 2105, el cual establece cuáles son los documentos a publicar de la ejecución de los contratos. 
 
8. Las Entidades a las cuales se les haya deshabilitado el uso de la plataforma SECOP I, deberán realizar la publicación de su actividad contractual por medio de la plataforma SECOP II.  
 
9. Finalmente las Circulares Externas expedidas por Colombia Compra Eficiente frente al tema de publicidad se encuentran a disposición del público en el siguiente link: http://www.colombiacompra.gov.co/es/circulareshttp://www.colombiacompra.gov.c o/es/circulares 
 
 
  
 
▪ SEGUNDO PROBLEMA PLANTEADO 
 
¿Cuál es el procedimiento en SECOP II para hacer el cargue de los documentos y qué documentos se deben cargar?  
 
▪ COLOMBIA COMPRA EFICIENTE RESPONDE: 
 
Para el desarrollo de la gestión contractual en el SECOP II, toda Entidad Estatal, empresa o sociedad en la que el Estado tenga participación que cuente con régimen especial, y siempre que sus procesos ejecuten recursos públicos, tiene la facultad de publicar su gestión contractual a través del “Módulo de Gestión Contractual”.  
 
Para hacer uso de dicho módulo será necesario hacer el contrato electrónico de manera transaccional en la plataforma SECOP II, lo cual finaliza con la Etapa precontractual y permite la continuidad al “Módulo Gestión Contractual “. En caso contrario, si la Entidad decide no hacer uso del “Módulo de Gestión Contractual” podrá realizar el contrato en físico y publicará su gestión contractual hasta “Etapa del proceso“ sin dar paso a la creación del contrato electrónico ni finalizar la etapa en el expediente del proceso, debiendo publicar todos los documentos que contengan la información relativa a su actividad contractual conforme a lo establecido en su manual de contratación.  
 
 
▪ LA RESPUESTA SE SUSTENTA EN LOS SIGUIENTES ARGUMENTOS: 
 
1. El SECOP II es una plataforma transaccional que permite a las Entidades realizar sus Procesos de Contratación en línea, para lo cual es necesario que los interesados en participar lo hagan mediante la misma herramienta por medio de la inscripción, registro y aceptación de los términos y condiciones.  
 
2. Para el desarrollo de la gestión contractual en SECOP II, la Entidad Estatal tiene la facultad de publicar su gestión contractual a través del “Módulo de Gestión Contractual” en cuyo caso deberá realizar el contrato electrónico el cual finaliza con la “Etapa Precontractual” y permite la continuidad al “Módulo de Gestión Contractual. Si decide no hacer uso del mencionado módulo, podrá realizar el contrato en físico y publicará su gestión contractual hasta “Etapa del Proceso”.  
 
3. Sobre los documentos que se deben publicar, las Entidades de régimen especial deben incluir dentro de sus Manuales de Contratación, los procedimientos para administrar los documentos del Proceso de Contratación, incluyendo su elaboración, expedición, publicación, archivo y demás actividades de gestión documental.  
 
4. Los documentos se pueden adjuntar en la sección de “Documentos del proceso” haciendo click en “anexar documento” luego en buscar documento, seleccione los documentos correspondientes desde su computador y finalmente dando clic en “anexar” y cuando el proceso de los documentos indique en verde “Documento anexo” hacer click cerrar.   
 
 
▪ TERCER PROBLEMA PLANTEADO 
 
¿Qué procedimiento se debe seguir para todo el proceso precontractual y generación de los contratos, entendiéndose que a través de cada proceso se llevará a cabo negociación y compra conjunta para las 4 subredes y que al finalizar cada una de ellas se deberá obtener un (1) contrato para cada subred?  
 
▪ COLOMBIA COMPRA EFICIENTE RESPONDE: 
 
Para este caso especial Colombia Compra Eficiente ha determinado que la EAGAT deberá realizar la publicación de toda la Etapa Precontractual en SECOP II de cada uno de los contratos a celebrar por cada una de las Subredes hasta la selección del contratista sin pasar a realizar el contrato electrónico.  Para definir el Proceso de Contratación en su Etapa Precontractual a través de la plataforma SECOP II, la EAGAT es responsable de elegir la modalidad de selección del contratista, con base en: (i) su necesidad; (ii) la forma como satisface su necesidad –objeto contractual y alcance del objeto contractual-; y (iii) el tipo de contratista apto para satisfacer la necesidad a través de la ejecución del objeto.  
 
Por otro lado, cada subred deberá elaborar su contrato electrónico a través del “Módulo de régimen especial sin oferta”, con el oferente seleccionado de manera previa por EAGAT, para lo cual deberá adjuntar la documentación que fue utilizada por la EAGAT para la selección del oferente durante la etapa precontractual y adjuntarla a la plataforma como “ Documento del Proceso”  
 
 
▪ LA RESPUESTA SE SUSTENTA EN LOS SIGUIENTES ARGUMENTOS: 
 
1.  La Ley 1150 de 2007 establece que el SECOP debe contar con la información oficial de la contratación realizada con dineros públicos.  
 
2. El SECOP II es la nueva versión del Sistema Electrónico de Contratación Pública para pasar de la simple publicidad a una plataforma transaccional que permite a Compradores y Proveedores realizar el Proceso de Contratación en línea.     
 
3. De esta manera para adelantar la “Etapa Precontractual” la EGAT deberá seleccionar el módulo correspondiente en la plataforma SECOP II de acuerdo con su necesidad, el objeto contractual y la cuantía, hasta la etapa de selección del oferente sin pasar a realizar el contrato de forma electrónica.  
 
4. Por su parte cada una de las Subredes deberá adelantar todo el proceso contractual con el oferente seleccionado por la EAGAT en la etapa precontractual, por medio del módulo “Régimen Especial sin oferta” para lo cual Colombia Compra Eficiente recomienda incluir todos los documentos precontractuales utilizados por la EAGAT como “Documentos Adjuntos al Proceso”  
 
5. Para entender la Operación del SECOP II Colombia Compra Eficiente ha puesto a disposición de los partícipes del Sistema de Compra Pública, y la ciudadanía en general los manuales y guías que deben ser consultados en el siguiente link: https://www.colombiacompra.gov.co/secop/que-es-elsecop-ii/manuales-y-guias-de-uso-del-secop-ii.  
 
 
  
▪ CUARTO PROBLEMA PLANTEADO 
 
¿Cómo se configura el proceso para que dentro de él actúen las cuatro (4) subredes y EAGAT, y qué roles le aplican a cada una? 
 
▪ COLOMBIA COMPRA EFICIENTE RESPONDE: 
 
 
La EAGAT apoya técnicamente los procesos de negociación y contratación conjunta de los bienes y servicios de las Subredes de prestación de servicios de salud del Distrito en virtud de un mandato que faculta directamente a la EAGAT para realizar toda la Etapa Precontractual que incluye actividades de convocatoria, recepción de ofertas, negociación y selección de proveedores por medio de una subasta inversa, lo cual finaliza con la entrega de una recomendación a cada Gerente de la Subred para llevar a cabo el respectivo contrato.  
 
En este sentido la EAGAT deberá adelantar el procedimiento de subasta inversa por medio del módulo “Subasta inversa“ que trae el SECOP II hasta la etapa de selección de oferentes sin pasar a la celebración del contrato electrónico.  
 
Por otro lado, con la recomendación realizada por la EAGAT en la selección del oferente durante la Etapa Precontractual, cada subred por intermedio de su representante legal u ordenador del gasto deberá realizar el contrato electrónico a través del módulo de régimen especial oferta.  
 
Para entender la Operación del SECOP II Colombia Compra Eficiente ha puesto a disposición de los partícipes del Sistema de Compra Pública, y la ciudadanía en general los manuales y guías que deben ser consultados en el siguiente link: https://www.colombiacompra.gov.co/secop/que-es-el-secop-ii/manuales-y-guiasde-uso-del-secop-ii.  
 
 
▪ QUINTO PROBLEMA PLANTEADO 
 
Teniendo en cuenta que se debe vincular el plan anual de adquisiciones, y que el proceso se adelantaría con el usuario de EAGAT, ¿cómo se relacionarían los planes anuales de adquisiciones de las Subredes? 
 
▪ COLOMBIA COMPRA EFICIENTE RESPONDE: 
 
La EAGAT  debe realizar su Plan Anual de Adquisiciones de manera independiente a la actividad contractual de cada una de las subredes, quienes en el mismo sentido deberá adelantar la planeación de su actividad contractual anual por medio del Plan Anual de Adquisiciones de forma independiente.  Como se ya anotó, la EAGAT apoya los procesos de negociación y contratación de cada una de las subredes en virtud de un mandado durante la etapa precontractual pero no es quien realiza los contratos ni tampoco ejecuta los recursos.  
 
 
▪ LA RESPUESTA SE SUSTENTA EN LOS SIGUIENTES ARGUMENTOS: 
 
1.  El Plan Anual de Adquisiciones es una herramienta para: (i) facilitar a las Entidades Estatales identificar, registrar, programar y divulgar sus necesidades de bienes, obras y servicios; y (ii) diseñar estrategias de contratación basadas en agregación de la demanda que permitan incrementar la eficiencia del proceso de contratación 
 
2. El Plan Anual de Adquisiciones debe contener la lista de bienes, obras y servicios que las Entidades Estatales pretenden adquirir durante el año; así como la información relativa a dicha adquisición prevista en la normativa.  
 
3. Colombia Compra Eficiente recomienda que cada Entidad que tenga NIT o un código SIIF independiente cree su propia cuenta, al igual que las unidades ejecutoras, y publiquen mediante ella su Plan Anual de Adquisiciones y Procesos de Contratación. Las creaciones de las cuentas para las Unidades ejecutoras se realizarán con el mismo NIT y un nombre que las identifique. 
 ▪ SEXTO PROBLEMA PLANTEADO 
 
¿Como los Procesos que adelanta EAGAT contemplan bienes y servicios de características técnicas uniformes y los proveedores son seleccionados por medio de subasta inversa, como se debería realizar el proceso de contratación de régimen especial en el SECOP II? 
 
▪ COLOMBIA COMPRA EFICIENTE RESPONDE: 
 
Por favor remitirse al cuarto problema planteado.

Marco jurídico

 
▪ REFERENCIA NORMATIVA 
 
Ley 498 de 1998, artículo 96  Ley 1150 de 2007, artículo 3, literal c)  Decreto Ley 019 de 2012, artículo 223.  Decreto 1082 de 2015, artículos 2.2.1.1.1.3.1 y 2.2.1.1.1.7.1  Ley 1712 de 2014, artículo 11, literal g).  Decreto 1081 de 2015 Colombia Compra Eficiente, Circular Externa No 1 de 21 de junio de 2013, disponible en https://www.colombiacompra.gov.co/circulares  Colombia Compra Eficiente, Circular Externa No 20 de 27 de agosto de 2015, disponible en https://www.colombiacompra.gov.co/circulares  
 
 
 
▪ REFERENCIA NORMATIVA 
 
Ley 1150 de 2007 https://www.colombiacompra.gov.co/secop/que-es-el-secop-ii/manuales-y-guias-de-uso-del-secop-ii. 
 
 
▪ REFERENCIA NORMATIVA 
 
Decreto 1082 de 2015, artículo 2.2.1.1.1.4.1 Circular Externa No 2 de 16 de agosto de 2013 de Colombia Compra Eficiente  
 
 

Fecha ejemplo

2018-08-03 16:15:00

La metodología utilizada para la elaboración de esta ficha es de quien la licenció a Colombia Compra Eficiente.
Ficha: 4201813000003309 - publicidad Regimen Especial EAGAT
Síntesis
Fichas
Identificadores
  • Empresa Social del Estado
  • Plan Anual de Adquisiciones
  • Publicidad
  • Régimen especial
  • SECOP II
  • Documentos
     publicidad Regimen Especial EAGAT
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