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Validez de los documentos escaneados y las fotos.

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4201814000004323 - Validez de los documentos escaneados y las fotos

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▪ COLOMBIA COMPRA EFICIENTE RESPONDE:
 
A la firma escaneada si es comunicada, generada, enviada, recibida por medios electrónicos, ópticos o similares, como pudieran ser, entre otros, el correo electrónico o el internet, no se negarán efectos jurídicos, validez o fuerza obligatoria a dicha información por la sola razón de que esté en forma de mensajes de datos. Por esta razón, si la carta de presentación de la propuesta, certificación de parafiscales y el certificado de industria nacional son escaneados y enviados a la Entidad Estatal por medio electrónico los mismos son válidos y no se les negará su fuerza obligatoria.
 
Por su parte, la fotografía es un medio probatorio documental de carácter representativo, que muestra un hecho distinto a él mismo, el cual emerge del documento sin que tenga que hacerse un ejercicio de interpretación exhaustiva de su contenido. Conforme a lo anterior, las Entidades Estatales deberán otorgar fuerza vinculante y jurídica a este tipo de documentos por ser un medio probatorio documental.
 
▪ LA RESPUESTA SE SUSTENTA EN LOS SIGUIENTES ARGUMENTOS:
 
1. La Corte Suprema de Justicia señaló que: “En torno a las firmas o documentos escaneados, la Sala Civil de la Corte Suprema de Justicia les ha dado la connotación de firma electrónica y sus requisitos están establecidos en el artículo 7 de la Ley 527 de 1997 reglamentado por el Decreto 2364 de 2012. La citada Corporación, al respecto, manifestó: “Ahora, la autenticidad del mensaje de datos corre paralela con la confiabilidad del mismo, determinada por la seguridad de que esté dotado en cuanto a la forma como se hubiese generado y conservado la integridad de la información y, por supuesto, en la forma en que se identifique a su iniciador y la asociación de este a su contenido. Como todo documento, la eficacia probatoria del electrónico dependerá, también, de su autenticidad, contándose con mecanismos tecnológicos que permiten identificar el autor del mismo y asociarlo con su contenido (…) (Negrilla por fuera del texto)
 
2. Por su parte, el Consejo de Estado señaló que: “este aspecto cobra particular relevancia la firma electrónica, que es el género, y que puede comprender las firmas escaneadas, o los métodos biométricos (como el iris y las huellas digitales), y la firma digital —especie—, basada en la criptografía asimétrica. (…) Por tal razón y ante la imposibilidad de que el documento informático pudiese tener una firma manuscrita, fue concebida la de carácter electrónico, que consiste, según la doctrina, en «cualquier método o símbolo basado en medios electrónicos utilizado o adoptado por una parte con la intención actual de vincularse o autenticar un documento, cumpliendo todas o algunas de las funciones características de una firma manuscrita». En otras palabras, todo dato que en forma electrónica cumpla una función identificadora, con independencia del grado de seguridad que ofrezca, puede catalogarse como firma electrónica; de suerte, pues, que dentro de este amplio concepto tienen cabida signos de identificación muy variados, como los medios biométricos, la contraseña o password, la criptografía, etc.” (Negrilla por fuera del texto)
 
3. El mensaje de datos se define como la información generada, enviada, recibida, almacenada o comunicada por medios electrónicos, ópticos o similares, como pudieran ser, entre otros, el Intercambio Electrónico de Datos (EDI), Internet, el correo electrónico, el telegrama, el télex o el telefax.
 
4. La firma que se realiza a través de un mensaje de datos es importante que cumpla los siguientes requerimientos a) Se ha utilizado un método que permita identificar al iniciador de un mensaje de datos y para indicar que el contenido cuenta con su aprobación; b) Que el método sea tanto confiable como apropiado para el propósito por el cual el mensaje fue generado o comunicado. Lo dispuesto en este artículo se aplicará tanto si el requisito establecido en cualquier norma constituye una obligación, como si las normas simplemente prevén consecuencias en el caso de que no exista una firma.
 
5. La información consignada en un mensaje de datos es íntegra, si ésta ha permanecido completa e inalterada, salvo la adición de algún endoso o de algún cambio que sea inherente al proceso de comunicación, archivo o presentación. El grado de confiabilidad requerido, será determinado a la luz de los fines para los que se generó la información y de todas las circunstancias relevantes del caso.
 
6. A su vez, los mensajes de datos serán admisibles como medios de prueba y su fuerza probatoria es la otorgada en las disposiciones del Capítulo VIII del Título XIII, Sección Tercera, Libro Segundo del Código de Procedimiento Civil. En toda actuación administrativa o judicial, no se negará eficacia, validez o fuerza obligatoria y probatoria a todo tipo de información en forma de un mensaje de datos, por el sólo hecho que se trate de un mensaje de datos o debido a no haber sido presentado en su forma original.
 
7. Asimismo, la Corte Constitucional señaló que: los mensajes de datos deben recibir el mismo tratamiento de los documentos consignados en papel, es decir, que debe dárseles la misma eficacia jurídica, por cuanto comportan los mismos criterios de un documento. Asimismo, señaló que la Ley 527 de 1999 adoptó el criterio flexible de “equivalente funcional”, el cual tiene los requisitos de forma, fiabilidad, inalterabilidad y rastreabilidad, que son aplicables a la documentación consignada sobre papel, ya que los mensajes de datos por su naturaleza no equivalen en estricto sentido a un documento consignado en papel.
 
8. Finalmente, la Corte Constitucional indicó que la fotografía es un medio probatorio documental de carácter representativo, que muestra un hecho distinto a él mismo, el cual emerge del documento sin que tenga que hacerse un ejercicio de interpretación exhaustiva de su contenido.

Problema Jurídico

¿Cuál es la razón para que las Entidades Estatales acepten la carta de presentación de la propuesta, certificación de parafiscales y el certificado de industria nacional con fotos o el escaneo de la firma del proponente?

Marco jurídico

Ley 527 de 1999, artículos 2, 7, 9, 10 y 28
Corte Suprema de Justicia, Sala de Casación Civil, MP: Pedro Octavio Munar Cadena, Sentencia 2004-01074 de 16 de diciembre de 2010.
Consejo de Estado- Sala Plena, Fecha: 28 de marzo de 2017. Expediente No. 11001-03-15-000-2015-00111-00. M.P: Rafael Francisco Suárez Vargas
Corte Constitucional. Sentencia C- 662 del 08 de junio de 2000. MP: Fabio Morón Díaz.
Corte Constitucional. Sentencia T-930A del 2013. Fecha: 6 de diciembre de 2013. MP: Nilson Pinilla.

Fecha ejemplo

2018-07-27 15:30:00

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Ficha: 4201814000004323 - Validez de los documentos escaneados y las fotos
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Validez de los documentos escaneados y las fotos.
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