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Apertura de sobres propuesta económica. Publicación del informe de evaluación. Alcance de las observaciones al informe de evaluación. Subsanabilidad de la oferta.

Tipo de Documento

Concepto

Documento

4201813000009107 Informe de evaluación. Subsanabilidad

Identificadores

Adjudicación del contrato
Ejecución del contrato
Entidades estatales
Informe de evaluación
Mínima cuantía
Observaciones
Oferta
Pliego de condiciones
Publicidad
SECOP
Subsanación

Concepto

▪ PRIMER PROBLEMA PLANTEADO
¿Es válido que en el momento del cierre no se abran los sobres para ver la propuesta económica?
▪ COLOMBIA COMPRA EFICIENTE RESPONDE:
En virtud de la Circular Externa Única, una vez vencido el término para presentar ofertas, la Entidad Estatal debe realizar la apertura de las propuestas en presencia de los proponentes o veedores que deseen asistir y elaborar un acta de cierre, sin embargo, en los procesos donde la normativa ordene mantener cerrada la oferta económica hasta definir cuáles son los proponentes habilitados, la Entidad Estatal no podrá abrir el sobre que contiene la oferta económica.
En todo caso, el acta de cierre debe publicarse en SECOP, cuando el Proceso de Contratación se adelanta por SECOP II no se requiere de audiencia con presencia de los proponentes pues el proceso es electrónico y público.
▪ LA RESPUESTA SE SUSTENTA EN LOS SIGUIENTES ARGUMENTOS: 1. La Entidad Estatal en su calidad de directora del Proceso de Contratación tiene autonomía para establecer las reglas de dicho proceso y, en ese contexto, definir cómo realiza la apertura de ofertas. 2. La Circular Externa Única señala que cuando el Proceso de Contratación se publique en SECOP I, una vez vencido el término para presentar ofertas, la Entidad Estatal debe realizar la apertura de las propuestas en presencia de los proponentes o veedores que deseen asistir y elaborar un acta de cierre en la cual conste la fecha y hora de recibo de las ofertas,
indicando el nombre o razón social de los oferentes y sus representantes legales. 3. En SECOP II la publicación de la lista de oferentes hace las veces de acta de cierre, la cual es generada por la plataforma, por lo cual no se requiere de la presencia de los proponentes. La Entidad Estatal debe publicar dicha lista de oferentes 4. Con el fin de garantizar la transparencia en el Sistema de Compra Pública, las Entidades Estatales tienen la obligación de publicar todos los actos administrativos y Documentos del Proceso de Contratación en el SECOP. 5. En ciertos procesos la normativa prohíbe abrir la propuesta económica antes de cierto momento, por ejemplo, la Ley 1882 de 2018 establece: “En los procesos de licitación pública para seleccionar contratistas de obra, la oferta estará conformada por dos sobres, un primer sobre en el cual se deberán incluir los documentos relacionados con el cumplimiento de los requisitos habilitantes, así como los requisitos y documentos a los que se les asigne puntaje diferentes a la oferta económica (…) [E]l segundo sobre, que contiene la oferta económica, se mantendrá cerrado hasta la audiencia efectiva de adjudicación, momento en el cual se podrán hacer observaciones al informe de evaluación, las cuales se decidirán en la misma. Durante esta audiencia se dará apertura al sobre” 6. En conclusión, la regla general es que la Entidad Estatal abra las propuestas al momento del cierre, sin embargo, en ciertos casos se debe mantener la oferta económica cerrada.
 
SEGUNDO PROBLEMA PLANTEADO
¿Es válido que la Entidad suba en el SECOP el acta de cierre y después de 28 días no haya subido el informe de evaluación?
▪ COLOMBIA COMPRA EFICIENTE RESPONDE:
La normativa del Sistema de Compra Pública no prevé un término en el cual la Entidad Estatal deba realizar el informe de evaluación y publicarlo, pero sí establece el término de traslado mínimo del informe de evaluación para que los oferentes realicen observaciones. La Entidad tiene autonomía para establecer un cronograma de acuerdo con la naturaleza, objeto y cuantía del contrato.
No obstante lo anterior, la Entidad Estatal está obligada a publicar en el SECOP los Documentos del Proceso y los actos administrativos que genere dentro del Proceso de Contratación. En ese sentido,
el artículo 2.2.1.1.1.3.1 del Decreto 1082 de 2015 ha definido que los Documentos del Proceso son: los estudios y documentos previos; el aviso de convocatoria; los pliegos de condiciones o la invitación; las Adendas; la oferta; el informe de evaluación; el contrato; y cualquier otro documento expedido por la Entidad Estatal durante el Proceso de Contratación.
En ese sentido, la Entidad debe publicar los Documentos del Proceso dentro de los 3 días siguientes a su expedición, respetando el cronograma, teniendo en cuenta que evadir el deber de publicar tiene sanciones disciplinarias en virtud de la ley 1712 de 2014.
▪ LA RESPUESTA SE SUSTENTA EN LOS SIGUIENTES ARGUMENTOS: 1. En virtud del principio de transparencia, el interesado tiene oportunidad de conocer y controvertir los informes, conceptos y decisiones que se rindan o adopten dentro del Proceso de Contratación y para ello la normativa establece una oportunidad perentoria para cada modalidad de selección. 2. En los procesos de mínima cuantía, luego del cierre: “La Entidad Estatal debe revisar las ofertas económicas y verificar que la de menor precio cumple con las condiciones de la invitación. Si esta no cumple con las condiciones de la invitación, la Entidad Estatal debe verificar el cumplimento de los requisitos de la invitación de la oferta con el segundo mejor precio, y así sucesivamente.” Posterior a esta evaluación, “La Entidad Estatal debe publicar el informe de evaluación durante un (1) día hábil.”
 
▪ TERCER PROBLEMA PLANTEADO
¿Es válido que luego de presentar una observación al informe de evaluación la Entidad no le dé respuesta y adjudique el contrato?
▪ COLOMBIA COMPRA EFICIENTE RESPONDE:
Conforme a la normativa del Sistema de Compra Pública, las Entidades Estatales deben responder por escrito y de fondo toda observación hecha por los proponentes a los pliegos de condiciones o al informe de evaluación. Con el fin de garantizar la transparencia del proceso es deber de la Entidad Estatal responder todas las observaciones antes de adjudicar el contrato siempre que hayan llegado oportunamente y le haya sido posible a la Entidad conocerla antes de adjudicar; de lo contrario deberá dar respuesta, aunque ya haya adjudicado, dando el tratamiento establecido para un derecho de petición.
▪ LA RESPUESTA SE SUSTENTA EN LOS SIGUIENTES ARGUMENTOS: 1. Es derecho de toda persona realizar peticiones o solicitudes respetuosas a la autoridad, por lo cual dicha autoridad está obligada a dar respuesta pronta y de fondo a las peticiones hechas en cualquier momento 2. Dentro del plazo del Proceso de Contratación y antes de la adjudicación, cualquier interesado puede presentar observaciones, las cuales deben ser atendidas por la Entidad mediante comunicación escrita y su respuesta dependerá del contenido de la observación. 3. Las Entidades Estatales deben publicar el informe de evaluación y a este informe se le debe dar el término de traslado correspondiente según la modalidad de selección. Al finalizar el término de traslado, la Entidad deberá actualizar el informe de evaluación conforme a los documentos subsanados y observaciones recibidas y deberá darlo a conocer a los oferentes. 4. Así, por ejemplo, la Ley 1882 de 2018, establece que la entidad tiene el deber de responder todas las observaciones en audiencia y antes de adjudicar, así: “la audiencia efectiva de adjudicación, momento en el cual se podrán hacer observaciones al informe de evaluación, las cuales se decidirán en la misma.” 5. Así mismo, la Entidad debe publicar en el SECOP su respuesta a las observaciones presentadas para conocimiento público.
 
▪ CUARTO PROBLEMA PLANTEADO
¿Es válido que luego del informe de evaluación no se vuelva a subir nada sobre el proceso en el SECOP?
▪ COLOMBIA COMPRA EFICIENTE RESPONDE:
No, en el SECOP deben publicarse todos los Documentos del Proceso y los actos administrativos del Proceso de Contratación dentro de los tres (3) días siguientes a su expedición, en este sentido luego del informe de evaluación es obligación de la Entidad Estatal publicar oportunamente los documentos de adjudicación y ejecución del contrato, salvo aquella información que cuente con reserva legal.
 
▪ LA RESPUESTA SE SUSTENTA EN LOS SIGUIENTES ARGUMENTOS: 1. Las Entidades tienen la obligación general de publicar los Documentos del Proceso. Dicha obligación se encuentra consagrada en el artículo 3 de la Ley 1150 de 2007 y el artículo 223 del Decreto Ley 019 de 2012. 2. Con base en la normativa, Colombia Compra Eficiente publicó la Circular Externa Única, en la cual se recuerda a las Entidades que tienen que publicar, sin importar el régimen legal, la naturaleza de públicos o privados, y la pertenencia a una u otra rama del poder público, todos los documentos relacionados con los Procesos de Contratación que se realicen con cargo a recursos públicos. 3. La Ley 1712 de 2014 plantea que dentro de la información que manejan las Entidades Estatales puede existir información pública clasificada e información pública reservada la cual cumpliendo los requisitos y circunstancias descritas en la norma puede no ser publicada. Este artículo en palabras de la Corte Constitucional en sentencia C- 274/11 permite “…dar plena aplicación al principio de máxima divulgación de la información, frente a aquella que sea clasificada como pública, mientras que el acceso puede ser negado o restringido cuando se trate de información pública clasificada o pública reservada, siempre y cuando se cumplan las condiciones constitucionales “sujetarse a los principios de razonabilidad y proporcionalidad, e igualmente estar relacionadas con la protección de derechos fundamentales, como es el caso de la intimidad, o de valores constitucionalmente protegidos, como sucede con la seguridad y la defensa nacional”. 4. El Decreto 1081 de 2015 estableció que, para la publicación de la ejecución de los contratos, los sujetos obligados deben publicar las aprobaciones, autorizaciones, requerimientos o informes del supervisor o del interventor que prueben la ejecución del contrato.La Corte Constitucional ha establecido que para que la reserva planteada por el artículo 18 de la Ley 1712 de 2014 opere “se requiere que el sujeto obligado que tenga bajo su control información pública clasificada: exponga por escrito y en forma debidamente motivada, las razones por las cuales acceder a la información reservada pueda causar daño a los derechos señalados en la norma; que se trate del derecho a la intimidad, bajo las limitaciones propias que impone la condición de servidor público, en concordancia con lo estipulado por el artículo 24 de la Ley 1437 de 2011; o que se trate de los derechos a la vida, a la salud o la seguridad de las personas; o que se trate de secretos comerciales, industriales y profesionales, y la información de proyectos de inversión de las empresas industriales y comerciales del Estado y las Sociedades de Economía Mixta, según lo que establece el parágrafo del artículo 77 de la Ley 1474 de 2011. La exigencia de que se expresen por escrito
 
▪ QUINTO PROBLEMA PLANTEADO
¿Es válido que una Entidad Estatal pida a un proponente subsanar y no tenga en cuenta la subsanación solicitada y adjudique el contrato a otro proponente?
▪ COLOMBIA COMPRA EFICIENTE RESPONDE:
El Proceso de mínima cuantía cuenta con unos plazos y condiciones que caracterizan un proceso sencillo y expedito para seleccionar al contratista en la adquisición de bienes, obras y servicios, cuando el presupuesto es igual o inferior al 10% de la menor cuantía del presupuesto de la Entidad Estatal. Se trata entonces de adquisiciones de muy baja complejidad, razón por la cual los requisitos exigidos para participar son simplificados respecto de los requeridos en otras modalidades de selección de mayor cuantía.
Todos aquellos requisitos de la propuesta que no afecten la asignación de puntaje deben ser solicitados por las Entidades Estatales, en los procesos de mínima cuantía la Entidad Estatal debe solicitar los documentos subsanables y establecer un plazo para recibirlos. Si la Entidad Estatal no estableció un plazo para subsanar los requisitos, los proponentes podrán hacerlo hasta antes de la aceptación de la oferta.
Por lo tanto, la entidad debe tener en cuenta las subsanaciones que solicitó siempre que se presenten dentro del término por ella establecido.
 
▪ LA RESPUESTA SE SUSTENTA EN LOS SIGUIENTES ARGUMENTOS: 1. En los Procesos de Contratación las Entidades Estatales tienen la obligación de publicar el informe de evaluación con la ponderación de todos los criterios establecidos en el pliego de condiciones. El propósito de dicha publicación es que los proponentes puedan presentar sus observaciones frente al mismo y puedan subsanar los documentos que la Entidad solicita. 2. En virtud del principio de transparencia, el interesado tiene oportunidad de conocer y controvertir los informes, conceptos y decisiones que se rindan o adopten dentro del Proceso de Contratación y para ello la normativa establece una oportunidad perentoria para cada modalidad de selección. 3. La ausencia de requisitos o la falta de documentos referentes a la futura contratación o al proponente, no necesarios para la comparación de las propuestas, no servirán de título suficiente para el rechazo de los ofrecimientos hechos, de acuerdo con el parágrafo 1 del artículo 5 de la Ley 1150 de 2007 modificado por el artículo 5 de la Ley 1882 de 2018. 4. En los procesos de mínima cuantía la Entidad debe establecer un plazo para recibir los documentos subsanables, en caso de que el proponente no los aporte dentro de dicho término, deberá proceder a verificar la oferta del siguiente proponente que ofrezca el mejor precio. 5. Serán rechazadas las ofertas de aquellos proponentes que no suministren la información y la documentación solicitada por la Entidad Estatal hasta el plazo anteriormente señalado. Las Entidades Estatales no podrán rechazar la oferta cuando soliciten documentos que no son esenciales para la comparación de estas y que no tienen el carácter de habilitantes, sino que son requeridos para la celebración del contrato o para su registro presupuestal. 6. En procesos de mínima cuantía se correrá traslado de los informes de evaluación final de las propuestas a los oferentes por el término de un (1) día hábil, para que los oferentes presenten las observaciones que estimen pertinentes. En ejercicio de esta facultad, los oferentes no podrán completar, adicionar, modificar o mejorar sus propuestas.
 

Marco jurídico

▪ REFERENCIA NORMATIVA
Ley 80 de 1993, artículos 23 y 24.
Ley 1150 de 2007, artículo 3.
Ley 30 de 1993, artículos 30 parágrafos 2 y 3
Colombia Compra Eficiente, Circular Externa Única, numeral 5.1
 
▪ REFERENCIA NORMATIVA
Ley 80 de 1993, artículos 24 y 30 numeral 8.
Ley 1882 de 2018, artículos 1 y 5.
Decreto 1082 de 2015, artículos 2.2.1.1.1.3.1; 2.2.1.2.1.1.2. y 2.2.1.2.1.5.2
 
▪ REFERENCIA NORMATIVA
Constitución Política de Colombia, artículo 23.
Ley 80 de 1993, artículo 24 numeral 2, artículo 30 numeral 4 y artículo 40
Ley 1437 de 2011, artículo 13.
Decreto 1082 de 2015, artículo 2.2.1.1.2.2.1., y 2.2.1.1.2.1.4.
Colombia Compra Eficiente, Circular Externa Única, numeral 6.5
 
▪ REFERENCIA NORMATIVA Y JURISPRUDENCIAL
Decreto Ley 019 de 2012, artículo 223.
Ley 1712, artículos 10 y literal g del artículo 11.
Ley 1150 de 2007, artículo 3.
Decreto 1081 de 2015 art 2.1.1.2.1.8.
Corte Constitucional, Sentencia C-274/1. MP María Victoria Calle Correa, Bogotá D.C., nueve (9) de
mayo dos mil trece (2013).
 
▪ REFERENCIA NORMATIVA
Constitución Política de Colombia, artículo 23.
Ley 80 de 1993, artículo 24 numeral 2, artículo 30 numeral 4 y artículo 40
Ley 1437 de 2011, artículo 13.
Ley 1882 de 2018, artículo 5.
Decreto 1082 de 2015, artículo 2.2.1.1.2.2.1., y 2.2.1.1.2.1.4.
Colombia Compra Eficiente, Circular Externa Única, numeral 6.5
 

Fecha ejemplo

2019-01-17 21:30:00

La metodología utilizada para la elaboración de esta ficha es de quien la licenció a Colombia Compra Eficiente.
Documento: 4201813000009107 Informe de evaluación. Subsanabilidad
Síntesis
Fichas
Identificadores
  • Adjudicación del contrato
  • Ejecución del contrato
  • Entidades estatales
  • Informe de evaluación
  • Mínima cuantía
  • Observaciones
  • Oferta
  • Pliego de condiciones
  • Publicidad
  • SECOP
  • Subsanación
  • Documentos
    4201813000009107 Informe de evaluación. Subsanabilidad
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