A través de este aplicativo los usuarios pueden conocer la normativa que incluye leyes y decretos con concordancias y los documentos que contienen los diferentes desarrollos jurisprudenciales de las altas cortes y tribunales de arbitramento sobre contratación estatal. Además tienen acceso a fichas de análisis que resaltan los elementos más relevantes de cada sentencia, así como las síntesis documentales en donde se consolidan las diferentes posiciones de las altas cortes a lo largo de los años sobre la materia.

Contrato electrónico, Firma electrónica y validez de los documentos del SECOP II

Tipo de Documento

Concepto

Documento

Contrato electrónico y Firma electrónica en el SECOP II

Identificadores

Contratos
Firma
Medios electrónicos
SECOP II

Entidad

Colombia Compra Eficiente 

Concepto

▪ PRIMER PROBLEMA PLANTEADO
¿El SECOP II maneja Firmas electrónicas o digitales?
▪ COLOMBIA COMPRA EFICIENTE RESPONDE:
La Plataforma del SECOP II maneja para los Procesos de Contratación y los contratos celebrados la firma electrónica.
El SECOP II se rige por las normas del Sistema de Compra Pública y por aquellas que rigen el comercio electrónico, de esta manera dentro de la plataforma quien se inscribe obtiene una firma electrónica con su usuario y contraseña, el cual es personal e intransferible, y obliga por medio de esta firma a quien suscriba el contrato, o a la persona a la que el firmante representa.
La firma electrónica que manejan los usuarios del SECOP II cumple con los requisitos de confiabilidad de las firmas electrónicas exigidos por el Decreto 2364 de 2012 artículo 4, como que los datos de creación de la firma corresponden exclusivamente al firmante y es posible detectar cualquier alteración no autorizada del mensaje de datos, hecha después del momento de la firma gracias al sello de tiempo de la plataforma. ▪ LA RESPUESTA SE SUSTENTA EN LOS SIGUIENTES ARGUMENTOS: 1. La ley 527 de 1999 regula el comercio electrónico, la cual estipula en el artículo 7 que todo acto que necesite de una firma se entenderá surtido y satisfecho cuando “Se ha utilizado un método que permita identificar al iniciador de un mensaje de datos y para indicar que el contenido cuenta con su aprobación” 2. Por su parte el Decreto 2364 de 2012 que desarrolla el artículo 7 de la Ley 527 de 1999 establece la Firma electrónica, como los “como, códigos,
contraseñas, datos biométricos, o claves criptográficas privadas” los cuales permiten identificar a una persona, en relación con un mensaje de datos. 3. Es así como la estructura de la plataforma SECOP II maneja para todos los partícipes usuarios y contraseñas personales e intransferibles, los cuales marcan dentro la plataforma gracias al sello de tiempo un registro de cada acción y dato manejado por ese usuario, mecanismo válido jurídicamente que permite garantizar la información del momento (fecha, hora, minutos y segundos) en que los documentos electrónicos fueron creados, modificados y enviados.
 
▪ SEGUNDO PROBLEMA PLANTEADO
¿Los contratos pueden ser realizados en físico y cargados como PDF en el SECOP II?
▪ COLOMBIA COMPRA EFICIENTE RESPONDE:
No, los contratos en SECOP II son electrónicos, por lo cual su publicación se da de manera simultánea a la actuación al ser una plataforma en línea. Teniendo en cuenta lo anterior no hay lugar a la publicación de manera posterior porque las actuaciones se hacen en la plataforma de manera inmediata.
Los contratos en el SECOP II están compuestos por el formulario y los anexos que son, mensajes de datos que la Entidad envía al proveedor como “contrato” y el mensaje de datos de aceptación por parte del proveedor, estos mensajes acompañados de la firma electrónica y el sello de tiempo que provee la plataforma constituyen el contrato electrónico el cual tiene plena validez y fuerza obligatoria. ▪ LA RESPUESTA SE SUSTENTA EN LOS SIGUIENTES ARGUMENTOS: 1. En el SECOP II al ser una plataforma totalmente transaccional y en línea la publicidad se realiza de manera concomitante a la actuación de la Entidad Estatal. 2. La formación y validez de los contratos electrónicos está determinado por la norma que rige el comercio electrónico en Colombia, la Ley 527 de 1999 plantea que “En la formación del contrato, salvo acuerdo expreso entre las partes, la oferta y su aceptación podrán ser expresadas por medio de un mensaje de datos. No se negará validez o fuerza obligatoria a un contrato por la sola razón de haberse utilizado en su formación uno o más mensajes de datos.”
3. los contratos electrónicos compuestos por mensajes de datos tienen los efectos jurídicos según las normas aplicables al negocio jurídico contenido en dichos mensajes, lo anterior en virtud del artículo 22 de la Ley 527 de 1999. 4. Colombia Compra Eficiente expidió la Circular Externa Única la cual contempla Oportunidad en la publicación de la información en el SECOP, está a disposición del público en general en el siguiente link: https://www.colombiacompra.gov.co/sites/cce_public/files/cce_circulares/cce_circular_unica.pdf
 
▪ TERCER PROBLEMA PLANTEADO
¿Los documentos contractuales publicados en el Sistema Electrónico de Contratación Pública tienen validez jurídica? ¿Qué valor probatorio tienen los documentos que son publicados en el SECOP II, para ser aportados como pruebas en un proceso judicial?
▪ COLOMBIA COMPRA EFICIENTE RESPONDE AL PROBLEMA PLANTEADO:
Los mensajes de datos tienen reconocimiento jurídico por la Ley 527 de 1999 que establece que este tipo de información tiene plenos efectos jurídicos, validez y fuerza obligatoria.
En virtud del artículo 243 del Código General del Proceso, esta información puede considerarse como prueba documental, en los términos del Capítulo IX.
▪ LA RESPUESTA SE SUSTENTA EN LOS SIGUIENTES ARGUMENTOS: 1. El artículo 244 del Código General del Proceso establece en qué casos los Documentos se presumen auténticos, dentro de los cuales se encuentra las copias de documentos públicos o privados: “Los documentos públicos y los privados emanados de las partes o de terceros, en original o en copia, elaborados, firmados o manuscritos, y los que contengan la reproducción de la voz o de la imagen, se presumen auténticos, mientras no hayan sido tachados de falso o desconocidos, según el caso” Esta norma es aplicable en todos los procesos y en todas las jurisdicciones. 2. De acuerdo con la Ley 527 de 1999 los mensajes de datos son “La información generada, enviada, recibida, almacenada o comunicada por medios electrónicos, ópticos o similares, como pudieran ser, entre otros, el Intercambio Electrónico de Datos (EDI), Internet, el correo electrónico, el telegrama, el télex o el telefax”. Y serán admisibles con fuerza probatoria en los términos del artículo 10 de la Ley 527 de 1999
3. En materia probatoria ante la jurisdicción Contenciosa Administrativa le es aplicable lo establecido en el Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo y en lo que no se encuentre regulado por este, son aplicables las normas del Código General del Proceso. Al igual que en los procesos que se rijan por Código General del Proceso. 4. Los mensajes de datos que se generen o intercambien a través del SECOP II pueden entenderse para términos probatorios como documentos, en virtud de lo dispuesto en el artículo 243 del Código General del Proceso que dispone lo siguiente: “Son documentos los escritos, impresos, planos, dibujos, cuadros, mensajes de datos, fotografías, cintas cinematográficas, discos, grabaciones magnetofónicas, videograbaciones, radiografías, talones, contraseñas, cupones, etiquetas, sellos y, en general, todo objeto mueble que tenga carácter representativo o declarativo, y las inscripciones en lápidas, monumentos, edificios o similares.” Los cuales podrán ser valorados en los términos del artículo 247 de la Ley 1564 de 2012, que plantea: “Valoración de mensajes de datos. Serán valorados como mensajes de datos los documentos que hayan sido aportados en el mismo formato en que fueron generados, enviados, o recibidos, o en algún otro formato que lo reproduzca con exactitud. La simple impresión en papel de un mensaje de datos será valorada de conformidad con las reglas generales de los documentos”

Marco jurídico

La ley 527 de 1999, artículo 7
Decreto 2364 de 2012
Ley 527 de 1999 artículo 14 y siguientes
Colombia Compra Eficiente, Circular Externa Única disponible en https://www.colombiacompra.gov.co/sites/cce_public/files/cce_circulares/cce_circular_unica.pdf
Ley 527 de 1999, Artículo 5
Ley 527 de 1999, Artículo 2, literal a
Ley 527 de 1999, Artículo 10
Ley 1564 de 2012, Artículo 243 y 244
Ley 1564 de 2012, Artículo 247
Ley 1437 de 2011, Artículo 211
 

Fecha ejemplo

2019-01-02 19:30:00

La metodología utilizada para la elaboración de esta ficha es de quien la licenció a Colombia Compra Eficiente.
Documento: Contrato electrónico y Firma electrónica en el SECOP II
Síntesis
Documentos
Contrato electrónico, Firma electrónica y validez de los documentos del SECOP II
Normativa
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