El contrato de enseñanza entre una Universidad Pública y sus alumnos debe constar por escrito para que así pueda probarse su existencia

Tipo de Documento

Documento

Identificadores

Entidad

Sentencia

Caso

Hechos relevantes

La Universidad del Tolima estableció el Plan de Estudios del Programa Profesional de Lenguas Extranjeras el señor James Olaya Buitrago se matriculó en el programa ofrecido en el año de 1996 y adelantó estudios hasta el cuarto semestre.

El Consejo de la Facultad de Ciencias de la Educación de la Universidad del Tolima creó una comisión para la reestructuración del Programa de Lenguas Extranjera, ocasionando que el señor James Olaya Buitrago, se viera en la necesidad de tomar más cursos de los inicialmente previstos, por lo que solicitó a la Universidad del Tolima la reubicación al programa de Lenguas Modernas y el reintegro de los dineros cancelados por concepto de matrícula.

El Consejo Académico negó la solicitud de reintegro de dinero hecha por el demandante.

Problema Jurídico

¿Debe una universidad pública responder por los gastos en los cuales incurrió un estudiante, cuando esta modifica el plan de estudios ocasionando una mayor permanencia del alumno en la universidad, sin que el alumno pruebe el contrato estatal?

Regla ampliada

Contrato estatal requisito ad substantiam actus: « (…) El contrato, como fuente de obligaciones, encuentra soporte legal tanto en el artículo 1494 del C.C., norma a cuyo tenor “las obligaciones nacen, ya del concurso real de las voluntades de dos o más personas, como en los contratos o convenciones…”, como en el artículo 1495 de la ley civil, el cual definió el contrato como el “acto por el cual una parte se obliga para con otra a dar, hacer o no hacer alguna cosa…”

Por su parte, el Código de Comercio, en su artículo 864, recoge la siguiente definición: “El contrato es un acuerdo de dos o más partes para constituir, regular o extinguir entre ellos una relación jurídica patrimonial,…”

De conformidad con lo dispuesto por tales normas legales, resulta claro que el contrato sólo puede concebirse en cuanto medie un acuerdo o concurso de voluntades, el cual no siempre nace a la vida jurídica de manera consensual sino que la ley, en algunos casos, ha establecido ciertos requisitos o formalidades como condición para su existencia.

Así, el artículo 1500 del C.C. define el contrato solemne como aquel que “está sujeto a la observancia de ciertas formalidades especiales, de manera que sin ellas no produce ningún efecto civil”.

Al respecto cabe precisar que hay solemnidades que son de la esencia misma del contrato, sustanciales a él, de tal suerte que si no se cumplen el contrato no alcanza su perfeccionamiento, no nace a la vida jurídica; pero hay otras solemnidades que tan sólo se requieren para efectos probatorios.

Estas formalidades adquieren aún mayor significado en la celebración de los contratos estatales, en la medida en que las leyes que los han regulado prescriben una serie de requisitos necesarios para su existencia misma y no sólo como prueba de su celebración, es decir que se trata de exigencias sustanciales cuya inobservancia trae como consecuencia la ausencia total del contrato; entre ellas se encuentra el requisito del contrato escrito, el cual constituye presupuesto para el perfeccionamiento o existencia de todo contrato celebrado por una Entidad Estatal.

La formalidad de la instrumentación escrita para que el contrato alcance su perfeccionamiento ha sido consagrada como regla general en los distintos Estatutos de Contratación del Estado, tal y como se observa en el artículo 18 del Decreto 150 de 1976, en el artículo 26 del Decreto-Ley 222 de 1983 y también ha sido exigida por la Ley 80 de 1993 en sus artículos 39  y 41 , normatividad que en la actualidad rige la actividad contractual de las entidades públicas.

Es así como los contratos celebrados por el Estado se reputan solemnes, puesto que en la generalidad de los casos su existencia pende de y se acredita mediante el documento escrito; así lo ha admitido, reiteradamente, la jurisprudencia de la Sección Tercera del Consejo de Estado .

En este orden de ideas, resulta claro que los contratos que celebren las entidades estatales deberán instrumentarse mediante un documento escrito, pues sólo así podrá entenderse que el negocio jurídico se encuentra perfeccionado, es decir que existe y, en consecuencia, que está llamado a producir sus efectos.

La Sala, en jurisprudencia  que hoy reitera, ha determinado que la solemnidad del escrito para instrumentar la relación jurídico-contractual de carácter estatal constituye requisito ad substantiam actus, lo cual imposibilita acreditar la existencia misma del contrato con cualquier otro medio probatorio previsto en la ley procesal; en otras palabras, para acreditar la existencia del contrato se requiere del documento escrito debidamente suscrito por las partes, aportado en la forma prevista por la ley procesal, para que el mismo preste mérito probatorio, aserto que encuentra sólido apoyo en el ordenamiento positivo según lo evidencia el texto del artículo 187 del C. de P. C.” (…)»

Razones de la decisión

« (…)  Ahora bien, lo anterior no es obstáculo para que la Sala recuerde la reiterada y pacífica jurisprudencia relacionada con la necesidad de que en este tipo de controversias se aporte prueba del documento escrito contentivo del contrato estatal suscrito por las partes, como requisito ad substantiam actus, previo al estudio de la pretensión de incumplimiento

 (…)

En el asunto que centra la atención de la Sala, se echa de menos el documento escrito que acredite la existencia del contrato de enseñanza celebrado entre el señor James Olaya Buitrago y la Universidad del Tolima. En tales condiciones, resulta evidente que el Tribunal a quo no atendió en debida forma la necesidad de consultar el contrato en cuestión, para establecer las obligaciones en él contenidas y las condiciones para su cumplimiento, tal y como lo acertadamente lo advirtió la representante del Ministerio Público.

Esta particular situación sirve a la Sala para hacer un llamado de atención a las entidades públicas, para que ejerzan una adecuada defensa de sus intereses, puesto que la Universidad del Tolima no hizo pronunciamiento alguno sobre esta notable falencia probatoria en el curso de proceso.(…)»

Regla

Una universidad pública no debe responder por los gastos en los cuales incurrió un estudiante, cuando esta modifica el plan de estudios ocasionando una mayor permanencia del alumno en la universidad, sin que el alumno pruebe el contrato estatal, en razón a que:

1. Para el caso en concreto y en este tipo de controversias  es necesario que se aporte prueba del documento escrito contentivo del contrato estatal suscrito por las partes, como requisito ad substantiam actus, previo al estudio de la pretensión de incumplimiento. 
2. Se echa de menos el documento escrito que acredite la existencia del contrato de enseñanza celebrado entre el particular y la Universidad del Tolima. En tales condiciones, resulta evidente que el Tribunal a quo no atendió en debida forma la necesidad de consultar el contrato en cuestión, para establecer las obligaciones en él contenidas y las condiciones para su cumplimiento.

Nota del editor. La importancia de esta sentencia en que el Consejo de Estado hace una llamado de atención a las entidades públicas para que ejerzan una adecuada defensa de sus intereses, puesto que la Universidad del Tolima no hizo pronunciamiento alguno sobre esta notable falencia probatoria en el curso de proceso.

Decisión

PRIMERO.- CONFIRMAR la sentencia del diecinueve (19) de febrero de dos mil uno (2001) proferida por el Tribunal Administrativo del Tolima

SEGUNDO.- Sin condena en costas.

TERCERO.- En firme esta providencia, devuélvase el expediente al Tribunal de origen

Marco jurídico

Ley 80 de 1993. Artículo 72 y 75.

Decreto 1818 de 1998. Artículo 230.

Decreto ley 2279 de 1989.

La metodología utilizada para la elaboración de esta ficha es de Fundación Derecho Justo quien la licenció a Colombia Compra Eficiente.